วิธีการจัด hackathon สำหรับองค์กรที่อยากสร้างนวัตกรรม 101

สวัสดีครับเพื่อนๆ ชาว HR และทีม Learning & Development! วันนี้เรามาคุยกันเรื่องการจัด hackathon สำหรับองค์กรที่อยากสร้างนวัตกรรมกันนะครับ ผมเชื่อว่าหลายคนคงเคยได้ยินคำว่า hackathon มาบ้างแล้ว หลายองค์กรอาจจะเคยจัดกันมาแล้ว วันนี้เราจะมาแตกองค์ประกอบของ Hackathon และคุยกันว่าจริงๆ แล้วมันคืออะไร จะจัดยังไงให้ประสบความสำเร็จ

วันนี้ผมจะมาแชร์ประสบการณ์และเทคนิคดีๆ ในการจัด hackathon แบบ 101 เลยครับ เอาล่ะ มาเริ่มกันเลย!

Hackathon คืออะไร และทำไมถึงสำคัญสำหรับองค์กรนวัตกรรม

Hackathon ก็คือกิจกรรมที่รวมคนที่มีความสามารถหลากหลายด้านมาทำงานร่วมกันอย่างเข้มข้นในระยะเวลาสั้นๆ เพื่อสร้างโซลูชันหรือไอเดียใหม่ๆ ครับ โดยทั่วไปมักจะใช้เวลา 1-3 วัน

ทำไมมันถึงสำคัญสำหรับองค์กรที่อยากสร้างนวัตกรรม? ก็เพราะว่า:

1. มันช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมในองค์กร
2. เป็นโอกาสให้พนักงานได้ทำงานข้ามสายงาน เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้
3. สร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบ agile และ collaborative
4. ได้ไอเดียและโปรโตไทป์ใหม่ๆ ในเวลาอันรวดเร็ว

จากประสบการณ์ของผม การจัด hackathon สามารถช่วยองค์กรค้นพบโซลูชันที่ไม่เคยคิดมาก่อนได้จริงๆ ครับ เคยมีบริษัทหนึ่งที่ผมไปช่วยจัด hackathon ให้ พวกเขาได้ไอเดียแอปฯ ใหม่ที่ช่วยแก้ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กรได้อย่างตรงจุด ซึ่งถ้าไม่ได้จัด hackathon ก็อาจจะไม่ได้ไอเดียนี้ขึ้นมา

การเตรียมตัวก่อนจัด Hackathon

กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจน

ก่อนจะเริ่มจัด hackathon สิ่งแรกที่ต้องทำคือกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายให้ชัดเจนครับ ว่าเราอยากได้อะไรจากการจัดงานนี้ เช่น:

• ต้องการสร้างโซลูชันทางธุรกิจใหม่ๆ
• อยากเร่งกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์
• ต้องการพัฒนาทักษะและสร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน
• อยากค้นหาและดึงดูดคนเก่งเข้ามาร่วมงานกับองค์กร

การมีเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้เราวางแผนและออกแบบกิจกรรมได้ตรงจุดมากขึ้นครับ

วางแผนและเตรียมการ

เมื่อมีเป้าหมายแล้ว ก็ถึงเวลาวางแผนและเตรียมการครับ สิ่งที่ต้องเตรียมมีดังนี้:

1. กำหนดวันที่ ระยะเวลา และสถานที่จัดงาน
2. จัดตั้งทีมผู้จัดงานและกำหนดบทบาทหน้าที่
3. เตรียมงบประมาณและทรัพยากรที่จำเป็น เช่น อุปกรณ์ อาหาร เครื่องดื่ม

ผมแนะนำให้เริ่มวางแผนล่วงหน้าอย่างน้อย 2-3 เดือนก่อนวันงานนะครับ เพราะมีรายละเอียดเยอะมาก

กำหนดรูปแบบและโครงสร้างของ Hackathon

ต่อมาเราต้องกำหนดรูปแบบและโครงสร้างของ hackathon ให้ชัดเจน ซึ่งมีหลายแบบให้เลือก:

• Internal hackathon: จัดเฉพาะพนักงานในองค์กร
• External hackathon: เปิดให้บุคคลภายนอกเข้าร่วมด้วย
• Online hackathon: จัดแบบออนไลน์ทั้งหมด
• Hybrid hackathon: ผสมผสานระหว่างออนไลน์และออฟไลน์

นอกจากนี้ยังต้องกำหนดหัวข้อหรือโจทย์ที่จะให้ผู้เข้าร่วมทำด้วยนะครับ โดยควรเลือกหัวข้อที่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์และเป้าหมายขององค์กร

จากประสบการณ์ของผม การจัด internal hackathon เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับองค์กรที่ยังไม่เคยจัดมาก่อน เพราะจัดการง่ายกว่า และยังช่วยสร้าง engagement ให้กับพนักงานได้ดีด้วย

การสื่อสารและการประชาสัมพันธ์

การสื่อสารและประชาสัมพันธ์เป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้ hackathon ของเราประสบความสำเร็จครับ เราต้องทำให้คนในองค์กรรู้จักและอยากเข้าร่วมงาน

สร้างแคมเปญการสื่อสารภายในองค์กร

เริ่มจากการสร้างแคมเปญการสื่อสารภายในองค์กรก่อนเลยครับ โดยใช้ช่องทางต่างๆ เช่น:

• อีเมล
• โปสเตอร์
• Intranet
• การประชุมทีม

พยายามสื่อสารให้เห็นถึงประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับจากการเข้าร่วม hackathon ด้วยนะครับ ไม่ว่าจะเป็นโอกาสในการเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ การได้ทำงานกับคนต่างแผนก หรือรางวัลที่จะได้รับ

ใช้ช่องทางดิจิทัลในการสร้างความสนใจ

นอกจากการสื่อสารภายในแล้ว เราควรใช้ช่องทางดิจิทัลต่างๆ เพื่อสร้างความสนใจด้วยครับ เช่น:

• สร้าง landing page สำหรับงาน
• โพสต์ประชาสัมพันธ์ผ่าน social media ขององค์กร
• ทำ content marketing เกี่ยวกับ hackathon และนวัตกรรม

ผมเคยเห็นบริษัทหนึ่งทำ Video Teaser สั้นๆ เกี่ยวกับ Hackathon แล้วเอาไปปล่อยใน TikTok ของบริษัท ปรากฏว่าได้ผลตอบรับดีมาก มีคนสนใจสมัครเข้าร่วมเยอะเลยครับ

จัดการประชุมเพื่อให้ข้อมูลและสร้างแรงบันดาลใจ

สุดท้ายแล้ว การจัดประชุมเพื่อให้ข้อมูลและสร้างแรงบันดาลใจก็สำคัญมากครับ เราควรจัด kick-off meeting เพื่อ:

• อธิบายรายละเอียดของ Hackathon
• ตอบข้อสงสัยต่างๆ
• สร้างแรงบันดาลใจให้คนอยากเข้าร่วม

ลองเชิญผู้บริหารหรือ guest speaker ที่มีประสบการณ์ด้านนวัตกรรมมาพูดด้วยก็ได้นะครับ จะช่วยสร้างแรงบันดาลใจได้ดีเลย

การเตรียมความพร้อมผู้เข้าร่วม

การเตรียมความพร้อมให้ผู้เข้าร่วมก็เป็นอีกขั้นตอนสำคัญครับ เพราะจะช่วยให้พวกเขาสามารถสร้างผลงานที่ดีออกมาได้

จัดเวิร์คช็อปเพื่อเสริมทักษะที่จำเป็น

ก่อนถึงวัน hackathon จริงๆ เราควรจัดเวิร์คช็อปเพื่อเสริมทักษะที่จำเป็นให้กับผู้เข้าร่วมครับ เช่น:

• Design Thinking
• Agile methodology
• Prototyping
• Pitching skills

การจัดเวิร์คช็อปแบบนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีพื้นฐานความรู้ที่จำเป็น และเข้าใจกระบวนการทำงานใน hackathon มากขึ้น

ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการสร้างทีมและการทำงานร่วมกัน

นอกจากทักษะทางเทคนิคแล้ว เราควรให้คำแนะนำเกี่ยวกับการสร้างทีมและการทำงานร่วมกันด้วยครับ เพราะ hackathon เป็นงานที่ต้องอาศัยความร่วมมือกันอย่างมาก

ลองแนะนำเทคนิคการ brainstorming, การแบ่งบทบาทหน้าที่ในทีม, การจัดการเวลา เป็นต้น ผมเคยเห็นทีมที่มีสมาชิกเก่งๆ แต่ทำงานร่วมกันไม่ได้ สุดท้ายก็ไม่สามารถสร้างผลงานดีๆ ออกมาได้เลยครับ

แนะนำเครื่องมือและทรัพยากรที่จะใช้ในงาน

สุดท้ายอย่าลืมแนะนำเครื่องมือและทรัพยากรต่างๆ ที่ผู้เข้าร่วมสามารถใช้ได้ในระหว่าง hackathon ด้วยนะครับ เช่น:

- Collaboration tools (Slack, Trello, etc.)
- Prototyping tools (Figma, Adobe XD, etc.)
- APIs หรือ datasets ที่องค์กรเตรียมไว้ให้

การเตรียมพร้อมด้านนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถโฟกัสกับการสร้างไอเดียและโซลูชัน โดยไม่ต้องเสียเวลากับการหาเครื่องมือมาใช้

การดำเนินการในวันงาน Hackathon

ถึงเวลาแล้วที่จะมาดูการดำเนินการในวันงาน Hackathon กันครับ! นี่เป็นช่วงเวลาที่ตื่นเต้นและท้าทายที่สุด เพราะทุกอย่างที่เราวางแผนมาจะถูกนำมาใช้จริง มาดูกันว่าเราควรทำอะไรบ้างในวันงาน

เริ่มต้นด้วยพิธีเปิดที่สร้างแรงบันดาลใจ

พิธีเปิดเป็นโอกาสสำคัญในการสร้างบรรยากาศที่ตื่นเต้นและกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมพร้อมที่จะสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ผมขอแนะนำดังนี้:

• เชิญผู้บริหารระดับสูงหรือผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมมากล่าวเปิดงาน เพื่อแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของ Hackathon
• นำเสนอวิสัยทัศน์และเป้าหมายของ Hackathon อย่างชัดเจน
• แนะนำกรรมการและที่ปรึกษาที่จะมาช่วยในระหว่างงาน
• อธิบายกฎกติกาและไทม์ไลน์ของงานอย่างละเอียด
• สร้างบรรยากาศที่สนุกสนานและเป็นกันเองด้วยกิจกรรม Ice-breaking สั้นๆ

การให้คำปรึกษาและสนับสนุนระหว่างการแข่งขัน

ระหว่างที่ทีมต่างๆ กำลังทำงานอย่างหนัก เราต้องคอยให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง:

• จัดให้มีที่ปรึกษาด้านเทคนิคและธุรกิจคอยให้คำแนะนำแก่ทีมต่างๆ
• สร้างพื้นที่ให้ทีมได้ปรึกษากับผู้เชี่ยวชาญแบบตัวต่อตัว
• จัด Mini-workshop สั้นๆ เพื่อแนะนำเครื่องมือหรือเทคโนโลยีที่เป็นประโยชน์
• คอยตรวจสอบความก้าวหน้าของแต่ละทีมเป็นระยะ และให้กำลังใจ
• จัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่มให้เพียงพอ เพื่อให้ทุกคนมีพลังทำงานต่อเนื่อง

**เคล็ดลับ:** อย่าลืมสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลายด้วย! จัดพื้นที่พักผ่อนหรือกิจกรรมสนุกๆ เป็นระยะ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้พักสมองบ้าง

การนำเสนอผลงานและการตัดสิน

ช่วงท้ายของ Hackathon คือการนำเสนอผลงาน ซึ่งเป็นไฮไลท์สำคัญ:

- กำหนดเวลาในการนำเสนอที่ชัดเจน (เช่น 5 นาทีต่อทีม) และควบคุมเวลาอย่างเคร่งครัด
- เตรียมอุปกรณ์นำเสนอให้พร้อม เช่น โปรเจคเตอร์ ไมโครโฟน
- ให้กรรมการซักถามและให้ข้อเสนอแนะหลังการนำเสนอของแต่ละทีม
- ใช้เกณฑ์การตัดสินที่โปร่งใสและชัดเจน
- ประกาศผลรางวัลอย่างเป็นทางการ พร้อมคำชื่นชมสำหรับทุกทีม

**เคล็ดลับ:** ควรมีรางวัลพิเศษนอกเหนือจากรางวัลหลัก เช่น รางวัล Popular Vote หรือ รางวัลไอเดียสร้างสรรค์ เพื่อสร้างกำลังใจให้ทีมอื่นๆ ด้วย

การจัด Hackathon ที่ประสบความสำเร็จต้องอาศัยการวางแผนที่ดีและการบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพในวันงาน อย่าลืมว่าเป้าหมายสำคัญคือการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้เข้าร่วมทุกคน เพื่อกระตุ้นให้เกิดนวัตกรรมและการเรียนรู้ร่วมกัน

ท้ายที่สุด อย่าลืมเก็บข้อมูลและความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วม เพื่อนำไปปรับปรุงการจัด Hackathon ครั้งต่อไปให้ดียิ่งขึ้นครับ!

Citations:

• The complete guide to organizing a successful Hackathon , HackerEarth Inc.
• ULTIMATE GUIDE TO HACKATHONS , Mercer I Mettl
• Digital Innovation: The Hackathon Phenomenon , Briscoe, G; Mulligan, C
• Hackathon as Emerging Innovation Practice: Exploring Opportunities and Challenges through 8 in-depth Case Studies. Massimo Uffreduzzi

‍