เทคนิคการสื่อสารในที่ทำงาน ลดข้อขัดแย้งได้ เพิ่มความสำเร็จจริง!

‍

ความสำเร็จของธุรกิจจะเกิดขึ้นได้ต้องอาศัยหลายปัจจัย และปฏิเสธไม่ได้เลยว่า “การสื่อสารในที่ทำงาน” ก็ถือเป็นอีกหนึ่งหัวใจสำคัญที่ช่วยผลักดันให้องค์กรขับเคลื่อนไปของหน้า ตลอดจนช่วยลดข้อผิดพลาดและความขัดแย้งรอบด้าน ทั้งในแง่ของพนักงาน การบริหารงาน ไปจนถึงองค์กรในภาพรวม

‍

แล้ว การสื่อสารในที่ทำงานที่ดีมีลักษณะเป็นอย่างไร และจะมีวิธีอย่างไรบ้างที่จะพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จที่ยั่งยืน?

‍

ในบทความนี้ BASE Playhouse จะมาแชร์เทคนิคการสื่อสารในที่ทำงานแบบง่ายๆ ที่สามารถนำไปปรับใช้เพื่อลดข้อขัดแย้งและเพิ่มความสำเร็จให้กับองค์กรได้ครบทุกแง่มุม

‍

การสื่อสารในที่ทำงานสำคัญอย่างไร?

‍

การสื่อสารในที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยสร้างความสำเร็จให้กับองค์กร เริ่มตั้งแต่การสร้างความเข้าใจที่ตรงกันของพนักงานทุกฝ่ายเพื่อให้การทำงานราบรื่น ตลอดจนถึงการสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างเพื่อนร่วมงานด้วยกัน 

‍

ไม่เพียงเท่านั้น การวางระบบและแบบแผนการสื่อสารในที่ทำงานยังเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่จะสร้างความเป็นหนึ่งเดียว (Unity) ในหมู่พนักงาน ซึ่งย่อมส่งผลบวกถึง Performance และ Productivity ขององค์กรด้วย

‍

ลองจินตนาการถึง องค์กรที่ต่างฝ่ายต่างละเลยการสื่อสารในที่ทำงาน หรือ ไม่รู้จักวิธีการสื่อสารในทีมที่เหมาะสม ไม่ว่าคนในทีมจะเก่งแค่ไหน ก็ย่อมทำให้กระบวนการทำงานล่าช้าและเสี่ยงที่จะมีข้อขัดแย้งสูง การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพยังจะทำให้พนักงานขาดความเป็นทีม และไม่รู้สึกว่าตัวเองมีส่วนร่วมในการขับเคลื่อนองค์กร (Sense of Belonging) จนนำไปสู่อัตราการลาออกของพนักงาน (Turnover Rate) ที่สูงขึ้น ซึ่งย่อมส่งผลองค์กรสูญเสียพนักงานที่มีความเก่ง จนทำให้การเดินหน้าสู่เป้าหมายที่ต้องการช้าลงกว่าที่ตั้งใจเอาไว้

‍

การสื่อสารในที่ทำงาน มีกี่แบบ?

การสื่อสาร แท้จริงแล้วมีอยู่หลายรูปแบบตามบริบทของที่ทำงาน โดยเพื่อให้ง่ายต่อความเข้าใจ BASE Playhouse ขอแบ่งการสื่อสารในที่ทำงานออกเป็น 4 ประเภทหลัก ดังนี้

‍

1. การสื่อสารแบบ Top-Down

‍

การสื่อสารแบบ Top-Down หรือ การสื่อสารจากบนลงล่าง เป็นรูปแบบการสื่อสารในที่ทำงานที่พบได้บ่อยในองค์กรขนาดใหญ่ โดยผู้นำองค์กรจะถ่ายทอดข้อมูลต่างๆ ลงมาตามระดับความอาวุโสของตำแหน่ง เช่น จาก CEO สู่ Team Lead สู่ Manager ไปจนสุดที่ฝ่าย Operation ของแต่ละทีม

‍

โดยส่วนใหญ่แล้ว การสื่อสารประเภทนี้จะเป็นการสื่อถึงเรื่องสำคัญในบริษัท ประกาศทางการ ไปจนถึงการมอบหมายงานให้กับแต่ละทีม หรือ แต่ละบุคคล

‍

2. การสื่อสารแบบ Bottom-Up

‍

การสื่อสารแบบ Bottom-Up หรือ การสื่อสารจากล่างขึ้นบน เป็นการสื่อสารในที่ทำงานที่พนักงานระดับ Operation สามารถสื่อสารกับหัวหน้างาน หรือ พนักงานที่มีระดับสูงกว่าได้อย่างอิสระ โดยส่วนใหญ่มักเป็นวิธีการสื่อสารในทีมที่ผู้นำหรือผู้ที่อยู่ตำแหน่งสูงกว่าเปิดโอกาสให้คนในทีมได้แสดงความคิดเห็น ชี้แจงข้อสงสัย และแลกเปลี่ยนไอเดียในแง่มุมต่างๆ ที่มีประโยชน์ต่อการพัฒนาบริษัท

‍

การสื่อสารแบบ Bottom-Up เป็นอีกหนึ่งการสื่อสารในที่ทำงานที่สร้างการสื่อสารแบบสองทาง หรือ Two-way Communication ที่ช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองมีค่าต่อองค์กร มีหัวหน้าที่ใส่ใจรับฟังปัญหา และสามารถแสดงความคิดเห็นที่จะช่วยขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าได้

‍

3. การสื่อสารแบบ Peer-to-Peer

‍

การทำงานในองค์กรไม่ได้มีเพียงแค่การสื่อสารระหว่าง “หัวหน้า” และ “พนักงาน” เท่านั้น แต่ยังมีการสื่อสารระหว่างพนักงานด้วยกันเองอีกด้วย โดยการสื่อสารแบบ Peer-to-Peer หรือ การสื่อสารระหว่างเพื่อนร่วมงาน จะเป็นเหมือนพื้นที่ที่เปิดโอกาสให้พนักงานสามารถพูดคุยแลกเปลี่ยนเรื่องราวต่างๆ ได้อย่างอิสระ ทั้งเรื่องงาน ความชอบ และชีวิตส่วนตัวด้วย 

‍

การสื่อสารแบบ Peer-to-Peer นี้ มีทั้งข้อดีและข้อควรระวังปะปนกันไป เพราะแน่นอนว่าหากพนักงานคุยกันได้ถูกคอและมีความเห็นตรงกันก็ย่อมจะส่งผลดี เช่น เมื่อพนักงานรู้สึกแฮปปี้ต่อกัน ก็จะสามารถช่วยเหลือกันและประสานงานได้อย่างราบรื่น

‍

แต่หากเมื่อใดที่พนักงานเกิดมีทัศนคติหรือความเชื่อที่ไม่ตรงกัน ก็อาจนำไปสู่ความขัดแย้ง (Conflict) ซึ่งส่งผลต่อบรรยากาศการทำงานได้ ฉะนั้น หัวหน้าหรือผู้นำจึงต้องเข้ามามีบทบาทในเวลาที่เกิดข้อขัดแย้ง เพื่อช่วยหาจุดที่ลงตัวระหว่างพนักงาน และช่วยให้พวกเขาสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

‍

4. การสื่อสารแบบ Cross-Functional

‍

Cross-functional Communication คือ การสื่อสารระหว่างพนักงานที่อยู่คนละทีม หรือ คนละหน่วยงานกัน ซึ่งการสื่อสารดังกล่าวอาจเป็นการสื่อสารระหว่างหัวหน้าด้วยกันเอง พนักงานด้วยกันเอง หรือเป็นการสื่อสารระหว่างหัวหน้าและพนักงานของแต่ละหน่วยงานก็ได้

‍

Cross-functional Communication คือรูปแบบการสื่อสารในที่ทำงานที่สำคัญมาก ๆ  โดยเฉพาะกับสายงานที่ต้องอาศัยการประสานงานของทีมหลายทีมเพื่อสร้างสรรค์ผลงานออกมา แต่นอกเหนือจากเรื่องของประสิทธิภาพในการทำงานแล้ว  Cross-functional Communication ยังเป็นวิธีที่จะช่วยให้พนักงานได้ทำความรู้จักกันและเรียนรู้เกี่ยวกับเนื้องานของทีมอื่น ๆ ซึ่งก่อให้เกิดความเข้าใจกัน (Empathy) ที่จะช่วยลดความขัดแย้งในองค์กร และยังเป็นการแลกเปลี่ยนไอเดียหรือความเห็นที่อาจเป็นประโยชน์ต่อองค์กรด้วย

‍

4 เทคนิคการสื่อสารในที่ทำงาน ฉบับทำตามง่าย ลดข้อขัดแย้งได้จริง!

‍

สำหรับหัวหน้า พนักงาน หรือ องค์กรไหนที่ยังไม่มั่นใจว่า จะวางรากฐานการสื่อสารในที่ทำงานอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ BASE Playhouse ขอแนะนำให้รู้จักกับ 4 เทคนิควิธีการสื่อสารในทีมที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและพาองค์กรของคุณไปสู่เป้าหมายที่ตั้งใจ

‍

1. เข้าใจและวางแผนการสื่อสารก่อน

‍

เพราะความชัดเจนเป็นส่วนสำคัญที่ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ ดังนั้น ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารกับใคร อย่าลืมกำหนดเป้าหมายหรือจุดประสงค์ของการสื่อสารก่อน อาทิ เช่น การประชุมครั้งนี้เป็นการมองหา Solution ให้กับ Pain point อะไร หรือ การสื่อสารครั้งนี้เป็นการปรับความเข้าใจในเรื่องอะไร เป็นต้น

‍

แน่นอนว่า ก่อนจะมีการสื่อสาร เราควรมีการตระเตรียมสารให้ดี และพร้อมที่จะนำเสนอให้ผู้รับสาร รวมไปถึงเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมด้วย เช่น หากเป็นเรื่องที่มีความละเอียดอ่อน การคุยแบบตัวต่อตัวย่อมเป็นช่องทางที่เหมาะสมกว่าการส่งอีเมล

‍

เมื่อเตรียมสารและเลือกช่องทางการสื่อสารแล้ว ให้ลองตั้งคำถามกับตัวเองอีกครั้งว่า การสื่อสารของตัวเองนี้มีความชัดเจนมากแค่ไหน ผู้ฟังมีลักษณะเป็นอย่างไร และ ควรจะจัดลำดับสารที่ต้องการจะสื่ออย่างไรให้เพื่อสร้างความเข้าใจให้กับผู้ฟังให้ได้มากที่สุด

‍

2. การสื่อสารที่ดีเริ่มต้นที่การฟัง

‍

เพราะการสื่อสารประกอบไปด้วยผู้พูดและผู้ฟัง ฉะนั้น การเป็นผู้ฟังที่ดี จึงถือเป็นอีกทักษะหนึ่งที่จะช่วยให้การสื่อสารในที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

‍

ซึ่งหนึ่งในทักษะของการเป็นผู้ฟังที่ดี คือ Active Listening หรือ การฟังแบบใส่ใจ โดยจะไม่นำอคติ หรือ ประสบการณ์ส่วนตัวมาตัดสินสารและตัวของผู้พูด Active Listening นอกจากจะช่วยทำให้ผู้ฟังเข้าใจสารได้อย่างครบถ้วนแล้ว ยังช่วยให้ผู้พูดรู้สึกถูกรับฟังมากขึ้น และสามารถช่วยลดข้อขัดแย้งในด้านการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วย

‍

3. ใส่ใจเรื่องการใช้คำและน้ำเสียงในการสื่อสาร

‍

ถ้อยคำหรือน้ำเสียงที่ไม่เหมาะสม สามารถสร้างความเข้าใจผิด และนำไปสู่ข้อขัดแย้งในการทำงานของพนักงานได้ทุกระดับ ด้วยเหตุนี้ ก่อนที่จะสื่อสารอะไรกับใคร อย่าลืมพิจารณาถึงสารที่ต้องการจะสื่อ จากนั้นจึงเลือกระดับภาษาและน้ำเสียงให้เหมาะสม กับทั้งพนักงานที่ต้องการจะสื่อสารด้วย ไปจนถึงวัฒนธรรมองค์กรทั้งหมด

‍

เช่น หากจำเป็นต้องกระตุ้นการทำงานของทีม หัวหน้างานสามารถเลือกวางแผนการสื่อสารที่เหมาะสม ตรงประเด็น ชัดเจน และใช้ถ้อยคำและน้ำเสียงที่จริงจังแทนที่จะระเบิดอารมณ์ใส่ หรือ พูดจาด้วยถ้อยคำเชิงตำหนิ เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นมิตรให้กับพนักงานแม้จะอยู่ในสภาวะกดดัน

‍

4. สื่อสารกัน ดีกว่านิ่งเฉย

‍

ในที่ทำงานที่ขาดการสื่อสารที่ดี และขาดความเป็นหนึ่งเดียวกัน เมื่อเกิดข้อขัดแย้งขึ้นมา พนักงานส่วนใหญ่อาจเลือกที่จะนิ่งเงียบและปล่อยให้ปัญหาค่อยๆ จางหายไป และ หากพนักงานคนใดคนหนึ่งเลือกที่จะพูดคุยถึงปัญหาขึ้นมา พนักงานส่วนใหญ่ก็จะมองว่า คนที่อยากเคลียร์ปัญหานั้นเป็นผู้ทำลายบรรยากาศและความสัมพันธ์ในที่ทำงาน และจะมองโดนว่า “เป็นฝ่ายผิด” ทันที

‍

ด้วยเหตุนี้ การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เปิดกว้าง สนับสนุนการแก้ปัญหา พร้อมวางแผนการสื่อสารในที่ทำงานที่เหมาะสมจึงถือเป็นเรื่องสำคัญ เพราะวัฒนธรรมการสื่อสารที่เปิดกว้างจะช่วยลด “การเมือง” และ สร้างบรรยากาศการทำงานที่เป็นมิตรต่อทุกภาคส่วนได้

‍

ซึ่งวัฒนธรรมการสื่อสารที่เปิดกว้าง สามารถเริ่มต้นได้จากการสนับสนุนให้พนักงานเปิดใจพูดคุยกัน พร้อมเข้าใจถึงปัญหาและความคิดของแต่ละคน ก่อนจะมาวิเคราะห์กันว่า ความเข้าใจผิดหรือความขัดแย้งครั้งนี้เกิดจากอะไร และจะมีวิธีแก้ไขปัญหาได้อย่างไรบ้าง แน่นอนว่าการแก้ไขปัญหานี้ หัวหน้าหรือผู้บริหารเองก็สามารถเข้ามาช่วยเป็นตัวกลางให้พนักงานสามารถพูดคุยกันได้เช่นกัน

‍

อย่างที่ได้กล่าวไปข้างต้นว่า การสื่อสารที่ดี ถือเป็นหัวใจสำคัญที่จะนำองค์กรไปสู่ความสำเร็จ BASE Playhouse จึงอยากเป็นส่วนร่วมในการสร้างการสื่อสารในที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในทุกสถานการณ์ให้กับทีมของคุณ ด้วย “Effective Communication” หลักสูตรสำหรับองค์กรที่ต้องการพัฒนาทักษะการสื่อสารให้กับพนักงาน ผ่านกิจกรรมเกมที่ออกแบบพิเศษจากเคสจริงในองค์กร เพื่อทลายกำแพงการสื่อสาร ฝึกการทำความเข้าใจผู้รับสารหลากหลายรูปแบบ พร้อมเสริมความมั่นใจด้วยการฝึกทักษะ Public Speaking ให้เข้าถึงใจผู้ฟังได้จริง

‍

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://www.baseplayhouse.co/course/effective-communication 

‍

อ้างอิงข้อมูลจาก

• สื่อสารอย่างไรให้เพื่อนร่วมงานเข้าใจเรา, Jobsdb
• ประเภทการสื่อสารในองค์กร ที่เห็นอยู่เป็นประจำ, Popticles
• 6 วิธีเพิ่มทักษะการสื่อสารในการทำงาน, Jobsdb
• 10 ทักษะการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ Effective Communication, Time Consulting

‍