Communication Skills คืออะไร? เจาะ 5 ทักษะการสื่อสารที่จะบูสต์ศักยภาพให้ทีมของคุณ

Communication skills คือทักษะพื้นฐานที่สำคัญไม่ว่าจะในอุตสาหกรรมใด ๆ แต่มันกลับเป็นสิ่งที่หลายองค์กรลืมที่จะให้ความสำคัญ ก่อให้เกิดปัญหาการสื่อสารและการเข้าใจผิดอยู่บ่อยครั้ง ในบทความนี้ BASE Playhouse จะพาคุณได้รู้จักกัน 5 Effective communication skills ที่จะช่วยสร้างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในทีมของคุณ และยังเพิ่มศักยภาพในการทำงานของทีมอีกด้วย

Communication skills คืออะไร?

Communication skills คือ ทักษะการสื่อสาร ซึ่งเป็นหัวใจหลักของการทำงานเป็นทีมอย่างประสิทธิภาพไม่ว่าคุณจะอยู่ในระดับ Manager, Lead หรือ Specialist การมีทักษะการสื่อสารที่ดีถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้คุณทำงานได้ง่ายขึ้น

การสื่อสารที่ดีเหมือนเกียร์หลักในเครื่องจักรที่ทำหน้าที่ควบคุมจังหวะการทำงานของเกียร์ตัวอื่น ๆ หากเกียร์ตัวนี้หมุนได้ลื่นไหล เกียร์ตัวอื่นก็สามารถทำงานได้อย่างลื่นไหลเช่นกัน

ประโยชน์ของการฝึก Communication skills คืออะไร?

ในโลกการทำงาน เรามักจะพูดกันว่า communication skills คือทักษะที่ทุกคนควรมี แต่เอาเข้าจริงแล้วทักษะการสื่อสารที่ดี มันจำเป็นขนาดนั้นไหนกัน? ก่อนจะตอบคำถามนี้ เราต้องมองกลับมาดูที่เป้าหมายของการสื่อสารก่อน

เป้าหมายของการสื่อสาร คือ การทำให้ผู้รับสารได้รับรู้และมีความเข้าใจร่วมกันกับผู้ส่งสาร ซึ่งใน context ของการทำงาน การสื่อสารอาจจะมาในรูปแบบของ quick update ตรง ๆ ไว ๆ เช่น “งานนี้กำลังเป็นไปตามไทม์ไลน์ ไม่มีอะไรน่ากังวล” การถามไถ่เพื่อเช็กสเตตัส อย่าง "task นี้เป็นไงบ้าง มีปัญหามั้ย" หรือการขอความช่วยเหลืออย่าง “ตรงนี้ยังไม่ค่อยแน่ใจ อยากให้มีคนมาช่วยดูให้หน่อย”

จากตัวอย่างที่ได้กล่าวไป เราอาจจะรู้สึกว่า การสื่อสารมันเป็นเรื่อง common sense ในการทำงานเป็นทีม แต่ถ้ามันเป็น common sense จริง ๆ ทำไมหลายองค์กรถึงมี pain point ในเรื่องการสื่อสาร ? ทำไมหลายองค์กรถึงเจอปัญหาการสื่อสารไม่ตรงกันบ่อยครั้ง ? และ ทำไมหลายองค์กรถึงพบว่าลูกทีมไม่สื่อสารระหว่างกัน ?

หนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้องค์กรหนึ่ง ๆ มีปัญหาเรื่องการสื่อสาร คือ วัฒนธรรมในองค์กรไม่ได้ให้ความสำคัญกับการสื่อสาร

การสื่อสารที่ดีจึงไม่ใช่แค่การพูดคุย แต่เป็นการสร้างพื้นที่ปลอดภัยให้คนในทีมได้แชร์ความคิด ฟีดแบ็ก และความต้องการของตัวเอง เพื่อที่จะได้ทำงานต่อได้อย่างเต็มที่ การสื่อสารที่ดีทำให้:

• ทุกคนรับรู้ถึงเป้าหมายของทีม และเข้าใจหน้าที่ของตัวเอง ซึ่งช่วยสร้าง “sense of reponsibility” หรือช่วยให้ทุกคนใส่ใจในเนื้องานของตัวเองมากขึ้น

• Worflow มีความลื่นไหลมากขึ้น เพราะทุกคนได้พูดคุย ได้อุดรอยรั่วระหว่างการทำงานของกันและกัน ซึ่งจะลดโอกาสการเกิดปัญหาเรื้อรัง หรือปัญหาที่อาจจะทำให้การทำงานหยุดชะงักได้

• ทุกคนทำงานอย่างเป็นทีมมากขึ้น เมื่อสมาชิกแต่ละคนมีความเข้าใจในสไตล์การทำงานของกันและกัน การทำงานร่วมกันก็จะกลายเป็นเรื่องง่าย และมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

Effective communication skills มีอะไรบ้าง? 5 ทักษะการสื่อสารที่ดีเพิ่มศักยภาพในทีมของคุณ

มาดู 5 ทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่จะช่วยเพิ่มพลังและบูสต์ศักยภาพให้ทีมของคุณ ทักษะเหล่านี้เป็นทักษะเบื้องต้นที่ใครก็ฝึกได้ และเป็นทักษะที่มีประโยชน์ในทั้งในที่ทำงานและในชีวิตประจำวันด้วย

1. Active Listening ฟังอย่างมีส่วนร่วม

หลักของการสื่อสารที่ดี คือการรับฟังและใส่ใจในข้อความที่เรากำลังได้รับ Active listening จึงไม่ใช่เพียงการฟังเพื่อรับข้อมูลอย่างเดียว แต่ยังเป็นการพยายามเข้าใจความรู้สึกและแง่มุมของผู้พูดด้วย

2. Clarity ชัด ง่าย ได้ใจความ

การสื่อสารที่กระชับและตรงประเด็น จะลดความสับสนและการเข้าใจผิดได้ดีที่สุด การสร้างเมสเสจหรือข้อความที่กระชับ ตรงไปตรงมา น้ำน้อย เน้นเนื้อ จะช่วยให้สร้างความเข้าใจที่ตรงกันได้ง่ายขึ้นและยังประหยัดเวลาในการสื่อสารอีกด้วย

3. Open Body Language ร่างกายก็สื่อสารได้

เราเข้าใจภาษาด้วยสัญชาตญาณ และการฝึก open body language ก็จะช่วยได้มากดดยเฉพาะเมื่อมีการสื่อสารแบบต่อหน้า เช่น การสบตาผู้พูด การพยักหน้า การไม่กอดอกระหว่างฟัง หรือการไม่เช็กโทรศัพท์ ภาษากายเหล่านี้จะช่วยผู้ฟังรู้สึกสบายใจที่จะพูด และสร้างบรรยากาศการสื่อสารที่ดียิ่งขึ้น

4. Always Asking for Feedback ถามความเห็นอยู่เสมอ

การขอความเห็นหรือฟีดแบ็กเป็นอีกหนึ่งทักษะการสื่อสารที่คนทำงานในทุกระดับต้องมี การขอความเห็นจะช่วยคุณได้มองเห็นมุมมองที่แตกต่าง และจะช่วยให้คุณพัฒนาตัวเองไปได้อย่างถูกทิศทางไม่จะในฐานะผู้นำทีมหรือลูกทีม ที่สำคัญ ทักษะการสื่อสารอันนี้ยังจะช่วยสร้างความสัมพันธ์และไดนามิกที่ดีระหว่างคุณกับคนในทีมด้วย

5. Ability to Adapt Your Style เปลี่ยนคำนิดหน่อย ค่อยน่าฟังขึ้นเยอะ

ทักษะการปรับเปลี่ยนใช้คำพูด และปรับเปลี่ยนสไตล์การพูดให้เหมาะกับสถานการณ์ และผู้ฟัง อาจดูเป็นทักษะที่ยากสักหน่อย แต่เชื่อเลยว่า การฝึกฝนสกิลนี้จะช่วยให้ปรับปรุงการสื่อสารของคุณให้ดีขึ้นได้มาก คุณอาจจำเป็นต้องมีใช้ความเฟิร์ม และคำพูดที่ตรงไปตรงมาในบางสถานการณ์ และอาจจะต้องใช้ความอ่อนโยน และคำพูดที่ soft ลงมาในอีกสถานการณ์ เป็นต้น

อยากมีทักษะการสื่อสารที่ดี และมีประสิทธิภาพ ต้องทำยังไง?

ทักษะการสื่อสารที่ดี อยากมี ต้อง ฝึก ฝึก ฝึก

เราได้เรียนรู้กันไปแล้วว่า communicative skills คืออะไร และ 5 communicative skills ที่ควรมี มีอะไรบ้าง สิ่งสุดท้ายที่ยืนอยู่ระหว่างทีมของคุณกับการสื่อสารที่ effective ก็คือ การฝึกฝน นั้นเอง โดย BASE Playhouse มี 5 วิธีง่าย ๆ ที่จะช่วยปรับปรุงทักษะการสื่อสารที่คุณมีอยู่ให้มีประสิทธิภาพขึ้นมากกว่าเดิม

1. กำหนดให้แน่ชัดว่า เรากำลังพูดถึงเรื่องอะไร: ในทุกการสื่อสาร ทั้งผู้ฟังและผู้พูดควรมีความเข้าใจตรงกันก่อนว่า เป้าหมายของการพูดคุยกันครั้งนี้คืออะไร ไม่ว่าจะเป็นการประชุม การใช้อีเมล หรือการพูดคุยแบบตัวต่อตัว

2. ฝึก active listening: พยายามฟังอย่างเข้าใจ จับใจความของเนื้อหา และมุมมองของผู้พูดเสมอ

3. เลือกวิธีสื่อสารให้เหมาะสม: ในปัจจุบันเรามีช่องทางการสื่อสารให้เลือกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น อีเมล ไลน์แชท ไลน์คอล หรือคุยตัวต่อตัว ก่อนที่จะเลือกช่องทางสื่อสาร ลองพิจารณาถึงสารที่เราจะบอก แล้วดูว่าช่องทางไหนจะดีที่สุด เช่น หากเป็นเรื่องที่มีรายละเอียดเยอะ การคุยตัวต่อตัวอาจเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการอธิบาย หรือหากเป็นเรื่องที่ไม่ซับซ้อนมาก ไม่เร่งด่วน เราอาจจะเลือกส่งเป็นข้อความ เป็นต้น

4. ฝึกสื่อสารให้กระชับ ข้อความที่กระชับ อ่านง่าย/ฟังง่าย ตรงประเด็น ไม่คลุมเครือ จะสามารถช่วยลดเวลาสื่อสารและลดโอกาสเกิดการเข้าใจผิดได้เยอะ

5. ฝึกภาษากายที่เป็นบวก Open body language ถือเป็นทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพที่ฝึกได้ไม่ยาก เพียงแค่เริ่มต้นจากการสังเกตว่า ปกติแล้ว ภาษากายของเราระหว่างการสื่อสารเป็นอย่างไร เนื่องจากภาษากายเป็นเรื่องของนิสัยและความเคยชิน เช่น บางคนอาจจะชินกับการเช็กมือถือบ่อย ๆ หรือ บางคนไม่ค่อยไม่สบตาผู้ฟังขณะพูด เมื่อรู้แล้วว่าภาษากายที่เราเคยชินเป็นแบบไหน เราก็จะสามารถฝึกพัฒนาภาษากายของเราให้ไปในทางที่ดีขึ้นได้

Communication Skills คือ ทักษะสำคัญต่อบุคลากรในทุกระดับการทำงาน BASE Playhouse ขอแนะนำหลักสูตรพัฒนาทักษะการสื่อสาร "Effective Communication" สำหรับองค์กรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับพนักงาน ผ่านกิจกรรมเกม ที่ออกแบบโดยมีหลัก Neuroscience เป็นพื้นฐาน หลักสูตรนี้จะช่วยทลายกำแพงการสื่อสารที่เกิดขึ้นจริงในการทำงานองค์กร ฝึกทักษะการความเข้าใจในสถานการณ์ต่าง ๆ และเสริมทักษะ Public Speaking

อ้างอิงข้อมูล

• The Cost Of Poor Communications, PRovoke Media 
• Impact of Effective Business Communication on Employee Performance, European Journal of Business and Management Research

‍