Agile Organization คืออะไร? รู้จักวิถี "Agile" กลยุทธ์น่าใช้ในโลกแห่งความผันผวน

กลยุทธ์ Agile คือแนวทางที่ถูกร่างครั้งแรกโดยกลุ่ม Software developer (Agile Alliance) ในปี 2001 ซึ่งพูดถึงการทำงานที่ยืดหยุ่นคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ ในบทความนี้ BASE Playhouse จะพาคุณไปเรียนรู้ว่า Agile Organization คืออะไร การทำงาน Agile แตกต่างกับการทำงานแบบ Traditional อย่างไร และทีมของคุณจะได้ประโยชน์อะไรจากวิถีแบบ Agile บ้าง

Agile Organization คืออะไร? ทำความรู้จักกับการทำงานแบบ Agile

ก่อนจะตอบคำถามว่า Agile Organization คืออะไร เรามาดูความหมายของคำว่า "Agile" กันก่อน

Agile (adj.) แปลว่า คล่องแคล่ว ว่องไว การทำงานแบบ Agile จึงหมายถึง การทำงานที่มีความคล่องตัว สามารถปรับ แก้ เพิ่ม ลด ขั้นตอนการทำงานเพื่อรับมือกับสถานการณ์หรือปัญหาที่เข้ามาได้อย่างง่าย ๆ

ฉะนั้น Agile Organization ก็คือ องค์กร บริษัท หรือ ทีม ที่พร้อมจะปรับตัวเมื่อเผชิญกับความเปลี่ยนแปลง สามารถจะแก้ไขปัญหาที่เข้ามาได้อย่างว่องไว และลดความเสี่ยงของการเกิดปัญหาซ้ำเดิม ด้วยการปรับ process การทำงานให้คล่องตัวและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลักษณะของ Agile Organization: องค์กรที่มีความ Agile หน้าตาเป็นยังไง ?

ลักษณะที่เด่นชัดที่สุดของ Agile Organization คือ Adaptability หรือความสามารถในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลง ที่มักมาคู่กับความยืดหยุ่นหรือ Flexibility ไม่ว่าทีมของคุณมีคนเก่งมากแค่ไหน การทำงานก็อาจต้องหยุดชะงัก หากทีมไม่สามารถปรับเปลี่ยนแผน หรือแก้ไข work process เพื่อรับมือกับปัญหาใหม่ ๆ ที่เข้ามาได้

ลักษณะสำคัญต่อมาของ Agile Organization คือ การมี Customer-Centric Mindset หรือก็คือการยึดเอาความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก มีการเก็บเกี่ยวเอาฟีดแบ็กของลูกค้ามาปรับปรุงการทำงานเพื่อสร้าง work process ที่เรียบง่าย ที่จะให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ในจำนวนขั้นตอนที่น้อยที่สุด (หรือก็คือการเพิ่ม Efficiency นั่นเอง)

และอีกหนึ่งสิ่งที่ Agile Organization ต้องมี ก็คือ Open and Effective Communication หรือการเปิดเซฟโซนให้คนในทีมได้พูดคุยสื่อสารกันนั่นเอง การสื่อสารตรงนี้ทำให้สมาชิกทุกคนรู้สึกปลอดภัยที่จะได้ออกความเห็น อัพเดทสเตตัสงาน หรือแม้แต่ขอซัพพอร์ตจากสมาชิกคนอื่น ๆ ซึ่งช่วยจะช่วยสร้างความเป็น Teamwork และเป็นการกระตุ้นให้แต่ละคนใส่ใจในเนื้องานของตนเองขึ้นด้วย

การทำงานแบบ Agile vs การทำงานแบบ Traditional

เราพูดกันไปแล้วว่า Agile organization คืออะไร แต่แค่คำอธิบายอาจจะไม่เห็นภาพเท่าไหร่ BASE Playhouse จึงอยากได้เปรียบเทียบการทำงานแบบ Agile กับแบบ Traditional โดยยกมาให้ดูกันใน 3 แง่มุม

Work structure

การทำงานแบบ Traditional รูปแบบการทำงานเรียกว่า “waterfall model” ซึ่งก็คือการทำงานเป็นลำดับขั้นตอนจากบนลงล่าง หากเปรียบเทียบในด้านงาน ขั้นตอนที่ 2 จะเริ่มได้ก็ต่อเมื่อขั้นตอนที่ 1 เสร็จแล้วเท่านั้น และซึ่งทีมก็จะถูกคาดหวังให้ทำตาม roadmap ที่วางไว้ตั้งแต่ต้นแล้ว

การทำงานแบบ Agile จะแบ่งงานออกเป็นรอบย่อย ๆ ที่เรียกกันว่า "sprint" ซึ่ง 1 sprint จะมีระยะเวลากำหนด เช่น 1-4 สัปดาห์ หลังจากจบ sprint จะมีการรีวิวโดยทีมและลูกค้า เพื่อเช็กสถานะของงาน และหาข้อบกพร่องในกระบวนการทำงาน ทั้งทีมและลูกค้าจะได้เห็นว่า จุดไหนสามารถลดขั้นตอนให้กระชับลงได้บ้าง จุดไหนต้องการ manpower เพิ่ม หรือจุดไหนต้องการ input จากฝ่ายอื่น ซึ่งนำไปสู่การปรับ process เพื่อประสิทธิภาพที่มากขึ้น

Planning

อย่าลืมว่า Agile คือ ความสามารถในการรองรับการเปลี่ยนแปลง และปรับตัวอย่างรวดเร็ว การวางแผนใน Agile Organization จึงมักจะลงรายละเอียดในแผนระยะสั้นมากกว่าแผนะยะยาว และมีการปรับเปลี่ยนแผนอยู่เรื่อย ๆ ตามฟีดแบ็กและความต้องการระหว่างการทำงาน

ในขณะเดียวกัน การทำงานแบบ Traditional จะเน้นวางแผนระยะยาว มีการกำหนดความต้องการและแนวทางไว้ตั้งแต่ต้น และไม่มีการปรับเปลี่ยนแผนบ่อยเท่ากับการทำงานแบบ Agile

Teamwork & Communication

หนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของ Agile Organization คือ การสื่อสารที่เปิดกว้าง และด้วยวิธีการแบ่งงานออกเป็น sprint องค์กรที่ใช้กลยุทธ์ Agile จะมีการสื่อสารในทีมอยู่เสมอ มีการ brainstorm ระหว่างทีม และกับลูกค้าตลอดเวลาของโปรเจกต์ ซึ่งสร้างสภาพแวดล้อมในอุดมคติสำหรับการทำงานแบบ Collaborative และนำไปสู่การทำงานที่เป็น Teamwork มากขึ้น

ในทางกลับกัน การทำงานแบบ Waterfall model ตามสไตล์ Traditional อาจจะลิมิตการสื่อสารในทีมและระหว่างทีม เนื่องจากการ Brainstorm มักเกิดขึ้นเฉพาะในขั้นตอนการวางแผนเท่านั้น

Quote: โลกธุรกิจเป็นดาวที่เคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วและไม่เคยหลับไหล ความสามารถในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้รวดเร็ว คล่องตัว ไม่อุ้ยอ้าย จึงกลายสกิลที่หลายองค์กรจะต้องเรียนรู้

การทำงานแบบ Agile ให้ประโยชน์กับทีมของคุณได้ยังไง?

ได้เรียนรู้กันไปแล้วว่า แนวคิดของกลยุทธ์ Agile คืออะไร และ Agile Organization คืออะไร มาดูกันว่าหากทีมของคุณเลือกการใช้วิธีการทำงานแบบ Agile แล้ว จะมีเกิดประโยชน์อย่างไรบ้าง

1. คุณภาพงานที่ดีขึ้น และงานเสร็จเร็วขึ้น: การแบ่งโปรเจกต์ออกเป็น sprint หรือเป็นรอบเล็ก ๆ ทำให้ลูกค้าอยู่ในลูปของการทำงานตลอดโปรเจกต์ และสามารถทีมสามารถปรับแก้งานตามฟีดแบ็กได้อย่างรวดเร็ว ส่งผลให้สามารถส่งงานได้เร็วขึ้น

2. ประทับใจลูกค้า: เพราะลูกค้าได้รับการอัพเดทเกี่ยวกับความคืบหน้าและเห็นเนื้องานตลอดระยะเวลาการทำงานผ่านการรีวิว sprint การทำงานแบบนี้จึงนำไปสู่ผลลัพธ์ที่น่าประทับใจ และยังสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างลูกค้ากับทีมของคุณด้วย

3. ลดความเสี่ยงในการเกิดปัญหาใหญ่ และปัญหาเรื้อรัง: เพราะมีการแจ้งปัญหาและอุดรอยรั่วระหว่างการทำงานอยู่เสมอ

4. การทำงานมีความยืดหยุ่น และทีมพร้อมรับมือกับความเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ: หัวใจหลักของกลยุทธ์ agile คือความพร้อมในการปรับตัวให้สอดคล้องกับสถานการณ์หรือปัญหาที่เข้ามาเสมอ Agile Organization จึงทำงานด้วยความยืดหยุ่น ตื่นตัว และพร้อมที่จะปรับเปลี่ยน work process เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอยู่เสมอ

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะอยู่ในตลาดแบบไหน กลยุทธ์หรือแนวการทำงาน Agile ก็สามารถช่วยให้องค์กรของคุณพัฒนาและเติบโตได้ไม่มากก็น้อย อย่าลืมว่า เราอยู่ในโลกที่ซึ่งความเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา หากองค์กรของคุณสามารถเคลื่อนไหวได้อย่างคล่องแคล่วเมื่อเจอกับความผันผวน ก็ถือว่าคุณได้นำหน้าคู่แข่งของคุณแล้ว

อ้างอิงข้อมูล

• What are the Characteristics of an Agile Organization?,  Factorial

‍