เมื่อ Work ต้อง from Home กันแบบนี้มนุษย์แบบเราๆ ก็กันอยู่แล้วในการหาวิธีปรับตัวกันยกใหญ่ในเรื่องของการทำงาน เราเพิ่ง “รู้สึก” กันได้นี่แหละครับว่าหลายๆ อย่างที่เราทำกันในชีวิตประจำวัน มันทั้ง “มีคุณค่า”​ และ “เสียเวลา” กันอยู่ไม่น้อย

สิ่งที่เสียเวลา ก็อาจจะเป็นการประชุมที่ยืดเยื้อ ไม่ Focus พอย้ายมาประชุมออนไลน์ หลายอย่างที่ทำต้องปรับ เลือกประเด็นสำคัญ ไว้ใจกันมากขึ้น และเวลาประชุมก็โฟกัสฟังเพื่อนให้ดีมากขึ้น

สิ่งที่เพิ่งรู้คุณค่า ก็คือ บางอย่างที่มันต้องทำแบบเห็นหน้าจริงๆ มองตาแล้วไอเดียหลั่งไหล หรือการต่อยอดไอเดีย ถึงจะมีเครื่องมือให้ติด Post-it ออนไลน์ได้ไม่จำกัด แต่ขนาดของหน้าจอที่จำกัด บรรยากาศของห้อง ก็ทำให้ไอเดียตีบตันอยู่ดี

1.อย่าติดกับระบบที่ไม่มีคนใช้

อันนี้เป็นกฎพื้นฐานที่ผมเรียนรู้มาในเรื่องของ Productivity หรือ เครื่องมือในการ Collaboration หลายๆ ตัว ก็คือ ต่อให้ระบบจะว้าวแค่ไหน ฟีเจอร์ปังอลังการแค่ไหน ถ้าคนไม่ใช้ ก็จบ เราโชคดีมากที่เกิดมาในยุค Startup ที่เราคิดว่าอยากได้เครื่องมือแบบไหน ก็จะมี Startup ตัวเล็กตัวน้อย สร้างมันไว้รอให้เราเจอใน Google อยู่แล้ว ดังนั้นหลายๆ คนพอต้องมาทำงานออนไลน์ เสิร์ชไป ปั่ง! เจอ Miro เจอ Mural สองเครื่องมือนี้ที่ใช้ Online Brainstorming ได้ดี ก็จะชอบกันยกใหญ่ ซึ่งก็ไม่แปลก เพราะทั้งสองนี้ดีมากๆ (และแพงมากๆ ด้วย) ดังนั้นวิธีการเลือกระบบที่ดีก็คือ ดูว่าเรา ทีมเรา ถนัดกับเครื่องมืออะไร อะไรเข้าง่ายๆ เมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมา ผมได้ลองประชุมผ่าน Google Slide ช่วยกัน Brainstorm ไอเดีย ต่างคนต่างพิมคำ และชื่อลงไป มันก็ใช้ได้และได้ไอเดียดีๆ มากมายอีกด้วย ลองเลือกระบบที่คิดว่าเหมาะกันดู ที่สำคัญอย่าลืมนะ “ทุกคนต้องใช้” มันด้วย

เทคนิค :

‍1) เข้าใจคนในทีมถึงความคล่องตัวของเทคโนโลยีระดับไหน

2) เลือกเครื่องมือที่คนคุ้นเคยมากสุด ใช้งานสุด

3) มีช่วงเวลาให้ลองใช้แบบเล่นๆ เพื่อให้คุ้นเคย และให้แต่ละคนแชร์วิธีการใช้งานที่ตัวเองเจอ ที่ชอบ หรือติดปัญหา เพื่อหาจุดร่วมของการใช้งานร่วมกัน

2. คิดและสื่อสาร

เป้าหมายของการ Brainstorm คือการเอาไอเดียออกมาเยอะๆ ให้ได้มากที่สุด ยิ่งมีไอเดียเยอะ ยิ่งเพิ่มโอกาสในการเจอไอเดียที่สร้างสรรค์ และเป็นแหล่งต่อยอดไอเดียเพื่อนไปสู่ไอเดียใหม่ๆ ที่ดีขึ้น นอกจากนั้นมันต้องสื่อสารกันออกมาให้เพื่อนคนอื่นเข้าใจไอเดียเราให้ได้ ดังนั้นเมื่อมันอยู่ในระบบอะไรสักอย่าง วิธีพื้นฐานที่เราใช้กันในการอยู่ร่วมกันแล้วไม่แตกแยกคือการตั้งกฎ กฎในการระดมสมองแบบเดิมๆ ของ IDEO ยังใช้ได้อยู่บ้าง ไม่ว่าจะเป็น

• ไม่ตัดสินใจไอเดียเพื่อน กล้าที่จะเสนอไอเดียตัวเองออกมา
• เน้นปริมาณ มากกว่าคุณภาพ (ไว้ก่อน)
• มีโจทย์ที่ชัดเจน ว่าจะแก้ปัญหาอะไร
• กล้าที่จะคิดไอเดียบ้าๆ ที่เป็นไปไม่ได้ออกมา

แต่บางข้ออาจจะต้องปรับบ้างให้เหมาะสมกับโลกออนไลน์ เช่น

• การสื่อสารออกมาเป็นภาพ เพื่อให้คนเข้าใจง่าย ถ้าบางระบบไม่ Support เราอาจจะเปลี่ยนเป็นการ เขียนคอนเซ็ปหลัก และคำอธิบาย แล้วให้โอกาสแชร์กันทีละคน
• การต่อยอดไอเดีย ที่บางครั้งเป็นโพสอิท เราอาจจะไปแป๊ะต่อยอดกับไอเดียเดิม ก็อาจจะต้องระบุเพิ่มว่า ไอเดียนี้ต่อยอดจากใคร เมื่อตอนจะจัดกลุ่มหรือเลือกไอเดียจะได้ทำงานง่าย

จะเห็นว่าช่วงในการคิดในโลกออนไลน์อาจจะไม่แตกต่างจากเดิมนัก ยกเว้นบางคนจะไม่ถนัดการใช้ดิจิตอล อาจจะเขียนลงกระดาษก่อนแล้วค่อยมาพิมพ์บอกเพื่อน ไม่ก็ถ่ายรูปมาโชว์เพื่อน ก็สามารถแก้ไขเรื่องนี้ได้

ส่วนที่ยากจริงๆ ในการคิดแบบออนไลน์คือ การสื่อสารไอเดียนั้นออกมาให้ทุกคนเข้าใจและต่อยอดได้ เพราะอุปสรรคของการสื่อสารที่มีอยู่ ทั้งความคุ้นเคยของเทคโนโลยีและความเร็วที่ใช้สื่อสาร format ที่เน้นการพิมพ์ มากกว่าการพูด ทำให้มีหลายคนที่ออกมาพูดเรื่องการสื่อสารในการ WFH ในช่วงนี้ แนะนำให้เล่นใหญ่กว่าที่คิดเสมอในการสื่อสาร จากที่เคยวาดรูปง่ายๆ ตอนนี้อาจจะต้องเขียนคำยาวๆ กำกับหน่อย พิมพ์ได้พิมพ์ จะได้เข้าใจกันได้ง่ายขึ้น และต้องให้เวลามากขึ้นกว่าปกติด้วย

นอกจากนี้ยังแนะนำให้แต่ละทีม Modify กฎของแต่ละที่ ให้เข้ากับลักษณะของทีมตัวเองด้วย เช่นถ้ามีคนในทีมชอบโวยวาย หรือชอบพูดแทรก อาจจะตั้งกฎไปก่อนเลยว่าถ้าจะพูด ให้ยกกระดาษ A4 ที่เขียนว่า “ขอพูดหน่อยค่ะ”​ แล้วถึงเปิดไมค์ให้พูดเหมือนเราอยู่ในประชุมสภา เมื่อเป็นกฎที่ทุกคนยอมรับและเห็นตรงกันแล้ว บางครั้งมุมเล็กๆ แบบนี้ก็อาจจะทำให้การประชุมสนุกมากขึ้นด้วยก็ได้

เทคนิค :

‍1) ตั้งกฎร่วมกัน ว่าในการคิด ต้องห้ามตัดสิน วางเป้าหมายการคิดให้ชัดเจน

2) ตั้งกฎในการสื่อสาร ว่าสื่อสารแบบไหน ที่คิดว่ามันชัดสำหรับทุกคน

3) เพิ่มเวลาให้ทุกคนคิดและสื่อสารนานกว่าปกติหน่อย เพราะอาจจะเกิดจากข้อจำกัดด้านต่างๆ หาวิธีให้แต่ละคนสื่อสารไอเดียของตัวเองให้ได้มากที่สุด

3. เอาจุดดีของออนไลน์มาใช้

มีข้อดีในโลกออนไลน์เยอะมาก ที่เอามาช่วยให้คิดได้ดีขึ้น เช่น การนำรูปสักรูปจาก Google มาวางที่เกี่ยวหรือไม่เกี่ยวกับโจทย์ เผื่อรูปนั้นจะช่วยให้เกิดไอเดียใหม่ๆ หรือ การเก็บข้อมูลหลังจาก Brainstorm ที่ง่ายมาก เพียงแค่ Copy เราก็สามารถไปเก็บไว้ได้เลย นอกจากนี้ บางครั้งข้อจำกัดของออฟไลน์เช่น การไม่กล้าออกไอเดียกับหัวหน้า เพราะกลัวว่าจะโดนด่า สิ่งเหล่านี้ก็สามารถแก้ไขได้โดยการใช้โปรแกรมบางอย่างในโลกออนไลน์ ที่ไม่เห็นหน้า หรือ Anonymous Mode เช่นถ้าใครเคยใช้ Google Sheet, Google Doc แล้วไม่ได้ล็อกอินผ่านระบบ Google เราจะเห็นตัวละครที่แทนหน้าเพื่อนๆ เราในโหมดนิรนามในรูปแบบต่างๆ ข้อดีของการประยุกต์ใช้อันนี้ก็คือ สามารถทำให้คนที่ไม่กล้าแสดงไอเดีย กล้าที่จะออกแนวคิดใหม่ๆ ขึ้นมาได้ เพราะไม่รู้ว่าใครเป็นคนเสนอ

เทคนิค :

‍1) นำสื่อใหม่ๆ เช่นรูปแบบ Video Youtube หรือข่าวสาร มากระตุ้นให้คิดดีขึ้น

2) เก็บไอเดียทั้งหมดหลังจาก Brainstorm เสร็จได้ง่ายมากขึ้น

3) หาเครื่องมือในการ Brainstorm แบบไร้ตัวตน ให้คนลองใช้ เพื่อกล้าออกไอเดียเจ๋งๆ เช่น Google Form ให้คนกรอกไอเดีย

4. คนพาการประชุมไปถึงฝั่งฝัน

อีกส่วนที่สำคัญมากคือ คนนำประชุม เมื่อความคิดทุกคนพร้อม กฎกติกาการประชุมพร้อม เครื่องมือพร้อม ระบบพร้อม สิ่งที่เหลืออีกอย่างหนึ่งคือ ผู้นำในสนามแห่งการสื่อสารแบบนี้ โดยเฉพาะช่วงแรก เราควรมีคนนำการประชุม หรือ Moderator หรือ Facilitator เพื่อคุมกฎ กติกา เอื้อให้เกิดบรรยากาศการประชุมที่ดี และยังสามารถนำการประชุมให้ไปถึงเป้าหมายอีกด้วย บางเครื่องมือเช่น Zoom หรือ Microsoft Team ที่ใช้ในการประชุมออนไลน์ช่วงนี้ ก็สามารถมีฟีเจอร์ยกมือ ปิดไมค์ ได้ ถ้าจะใส่เทคนิคจากออฟไลน์เพิ่มก็สามารถทำได้เช่น เปิดเพลงไปด้วย หรือหานาฬิกาจับเวลาฟรีๆ จาก Youtube มาเปิดตอนให้คิดไอเดีย ก็สามารถทำได้เช่นกัน

เทคนิค :

‍1) เซทคนนำการประชุมขึ้นมา ควรเป็นคนที่ทุกคนรู้จัก และได้บทบาทให้โปรแกรมอย่างชัดเจน ให้สามารถกดปิดเสียง เปิดเสียง แบ่งห้องในการประชุมได้

2) หาเทคนิคใหม่ๆ มาใช้ เช่นการจับเวลา จากคลิป Youtube หรือเปิดเพลงประกอบระหว่าง Brainstorm

----------

ทั้งหมดนี้พอจะเป็นไอเดียเล็กๆ ที่น่าจะช่วยให้การ Brainstorm แบบออนไลน์ดีขึ้น อย่าลืมว่าแก่นของเรื่องนี้คือการคิดร่วมกัน การสื่อสารเพื่อต่อยอดไอเดียกัน เชื่อว่าในช่วงนี้ ทุกคนคงต้องลองเทคโนโลยีต่างๆ อยู่แน่ เราน่าจะต้องเรียนรู้วิธีการใหม่ๆ ในสถานการณ์เช่นนี้อีกมาก

แน่ละ ตอนกำลังเปลี่ยนแปลงย่อมไม่คุ้นชินเป็นธรรมดา แต่มนุษย์ที่ปรับตัวเก่งแบบเราแล้ว สักพักจากความไม่ชิน อาจจะกลายเป็นสิ่งที่ถนัดกว่า และสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ เพิ่มเติม และกลายเป็นไอเดียที่เจ๋งที่เราไม่เคยคิดมาก่อนก็ได้นะครับ ใครจะไปรู้!!

‍