แชร์เคล็ดลับ 8 เทคนิคการบริหารเวลาที่ดี บาลานซ์ชีวิตและงานให้สมดุล

การบริหารเวลาเป็นทักษะสำคัญที่ทุกคนควรฝึกฝนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการใช้ชีวิต บทความนี้ BASE Playhouse จึงอยากจะแนะนำ 8 เทคนิคการบริหารเวลาที่จะช่วยให้คุณจัดการงานได้ง่ายขึ้น พร้อมทั้งอธิบายความสำคัญของการบริหารเวลาและวิธีแก้ไขอุปสรรคต่าง ๆ

ความสำคัญของการบริหารเวลา

นอกจากการบริหารเวลา จะเป็นทักษะหนึ่งที่ช่วยให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการใช้ชีวิตให้สมดุลกันได้แล้ว ยังมีประโยชน์และข้อดีอื่น ๆ อีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การจัดสรรเวลาอย่างเหมาะสมช่วยให้ทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง เพราะเมื่อคุณมีการวางแผนงานไว้อย่างชัดเจนและลำดับความสำคัญของงานไว้ก่อนเริ่มทำงาน ก็จะช่วยให้คุณสามารถโฟกัสและสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนและข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการทำงานแบบรีบเร่งได้อีกด้วย

ลดความเครียด

การมีแผนงานที่ชัดเจนจะช่วยลดความกังวลและความเครียดลงได้เป็นอย่างดี เพราะคุณจะไม่ต้องกังวลว่าจะลืมทำงานสำคัญหรือพลาดกำหนดส่งงาน นอกจากนี้ เมื่อคุณสามารถทำงานได้ตามแผนที่กำหนดไว้แล้ว ก็จะช่วยให้คุณมีเวลาพักผ่อนหรือทำกิจกรรมที่ช่วยผ่อนคลายความเครียดได้อีกด้วย

ทุ่มเทกับงานได้อย่างเต็มที่

การจัดการเวลาที่ดี จะช่วยให้คุณมีเวลาเพียงพอในการทำงานได้อย่างเต็มที่ ทำให้คุณสามารถใส่ใจในรายละเอียดต่าง ๆ ของงานได้อย่างไม่ตกหล่น ส่งผลให้งานที่ออกมามีคุณภาพ อีกทั้งยังช่วยให้คุณมีเวลาในการศึกษาหาความรู้เพิ่มเติม หรือฝึกฝนทักษะใหม่ ๆ ที่จะช่วยยกระดับคุณภาพงานของคุณในระยะยาวได้อีกด้วย

สร้างสมดุลชีวิต

การบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพช่วยให้คุณมีเวลาสำหรับงาน ครอบครัว และตนเองอย่างลงตัว คุณสามารถกำหนดเวลาสำหรับการทำงาน การใช้เวลากับครอบครัว และการพักผ่อนส่วนตัวได้อย่างเหมาะสม ทำให้คุณสามารถสร้างสมดุลระหว่างชีวิตส่วนตัวและหน้าที่การงานได้เป็นอย่างดี 

บรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้น

การวางแผนที่ดีช่วยให้ก้าวไปสู่เป้าหมายได้เร็วขึ้น เพราะเมื่อคุณมีการจัดการเวลาที่ดี คุณจะสามารถแบ่งเป้าหมายใหญ่ออกเป็นเป้าหมายย่อย ๆ และจัดสรรเวลาในการทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ และจะทำให้คุณมีโอกาสประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้มากขึ้น 

วิธีแก้ไขอุปสรรคในการจัดการเวลา

เชื่อว่าเมื่อได้ทราบประโยชน์และข้อดีมากมายของการบริหารเวลาที่ดีแล้ว คงจะมีคนไม่น้อยเลยที่อยากจะพัฒนาทักษะด้านการจัดการเวลาให้ดียิ่งขึ้น แต่หลายคนก็คงจะพบอุปสรรคที่ทำให้การจัดการเวลาไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ดังนั้น เราไปดูกันดีกว่าว่า มีวิธีแก้ไขอุปสรรคในการจัดการเวลายังไงบ้าง

• ใช้เทคโนโลยีช่วย: แอปพลิเคชันจัดการเวลาสามารถช่วยให้คุณติดตามงานและกำหนดการได้ง่ายขึ้น เทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถจัดการตารางเวลา ตั้งการแจ้งเตือน และติดตามความก้าวหน้าของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 
• สร้างสมดุลในการทำงาน: กำหนดเวลาทำงานและเวลาพักผ่อนให้ชัดเจน เพื่อป้องกันการเบิร์นเอาท์ ซึ่งวิธีนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้มากขึ้นและมีพลังงานเพียงพอสำหรับการทำงานในระยะยาว 
• ฝึกฝนทักษะการจัดการเวลา: เข้าร่วมการอบรมหรือศึกษาด้วยตนเองเพื่อเรียนรู้เทคนิคการบริหารเวลา เพราะการเรียนรู้เทคนิคใหม่ ๆ และฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้ดีขึ้น 
• ตั้งค่าการแจ้งเตือน: ใช้ระบบแจ้งเตือนเพื่อช่วยให้จดจ่อกับงานและไม่พลาดกำหนดการสำคัญ การแจ้งเตือนช่วยให้คุณไม่ต้องกังวลว่าจะลืมงานสำคัญ และช่วยให้คุณโฟกัสกับงานปัจจุบันได้ดีขึ้น 
• ทำงานเป็นทีม: แบ่งงานและความรับผิดชอบกับเพื่อนร่วมงานเพื่อลดภาระของตัวเอง การทำงานเป็นทีมไม่เพียงแต่ช่วยแบ่งเบาภาระงาน แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพของงานด้วย เพราะคุณจะได้ระดมความคิดและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นจากสมาชิกหลาย ๆ คน

8 เทคนิคการบริหารเวลาที่ดี เพื่อการบาลานซ์ชีวิตและการทำงานที่สมดุล

เมื่อได้ทราบประโยชน์และข้อดีมากมาย รวมถึงวิธีเอาชนะอุปสรรคในการจัดการเวลากันไปพอสมควรแล้ว ก็ได้เวลาของการมาเรียนรู้เทคนิคการบริหารเวลาที่ดี ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถจัดการเวลาทำงานและเวลาส่วนตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพ แล้วเทคนิคการบริหารเวลาที่ดีมีอะไรบ้าง เราไปดูกัน

1. ตั้งเป้าหมายตามหลัก SMART

การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้เป็นจุดเริ่มต้นของการบริหารเวลาที่ดี ซึ่งสามารถทำได้ง่าย ๆ ด้วยการใช้หลัก SMART ในการกำหนดเป้าหมาย 

• S : Specific – เฉพาะเจาะจง
• M : Measurable – วัดผลได้
• A : Achievable – บรรลุผลได้, สำเร็จได้
• R : Realistic – สมเหตุสมผล สอดคล้องกับความเป็นจริง
• T : Timely – กำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจน

เช่น “การเพิ่มยอดขาย 15% ภายใน 3 เดือน” ซึ่งเป็นเป้าหมายที่เจาะจง สามารถวัดผลได้ และสามารถวางแผนเพื่อทำให้เป็นจริงภายในระยะเวลาที่กำหนดได้

2. จัดลำดับความสำคัญของงานด้วยเทคนิค Eisenhower Matrix

การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพ เทคนิค Eisenhower Matrix ช่วยให้คุณแยกแยะงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน โดยแบ่งงานเป็น 4 หมวดหมู่ ดังนี้

• สำคัญและเร่งด่วน: ทำทันที เช่น งานที่มีกำหนดส่งวันนี้
• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน: วางแผนเพื่อทำในอนาคต เช่น การพัฒนาทักษะใหม่
• ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน: มอบหมายให้ผู้อื่นถ้าเป็นไปได้ เช่น การตอบอีเมลทั่วไป
• ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน: ตัดทิ้งหรือทำเมื่อมีเวลาเหลือ เช่น การเล่นโซเชียลมีเดียโดยไม่จำเป็น

ซึ่งเทคนิคการบริหารเวลาด้วยการจัดลำดับความสำคัญตามเทคนิคของ Eisenhower Matrix จะช่วยให้คุณโฟกัสกับงานที่สำคัญจริง ๆ และไม่เสียเวลากับงานที่ไม่จำเป็น ส่งผลให้ประสิทธิภาพงานโดยรวมเพิ่มขึ้น

3. กำหนดระยะเวลาทำงาน เพื่อเพิ่มสมาธิและป้องกันความเหนื่อยล้า

กำหนดระยะเวลาในการทำงานด้วยการใช้เทคนิค Pomodoro โดยแบ่งเวลาทำงานเป็นช่วงละ 25 นาที และพัก 5 นาที หลังจากทำครบ 4 รอบ ให้พักยาว 15-30 นาที วิธีนี้ช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานและป้องกันความเหนื่อยล้าได้ดี นอกจากนี้ การกำหนดเวลาทำงานยังช่วยสร้างความรู้สึกเร่งด่วน ทำให้คุณทำงานได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4. หาเวลาพักเบรกสั้น ๆ ระหว่างงาน

การพักสั้น ๆ ระหว่างทำงานเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาประสิทธิภาพ ใช้เวลาพักเพื่อยืดเส้นยืดสาย เดินเล่น หรือทำสมาธิ ก็จะช่วยให้สมองได้ผ่อนคลายและเตรียมพร้อมสำหรับงานต่อไปได้ ทั้งนี้ก็อย่าลืมว่า การพักไม่ใช่การเสียเวลา แต่เป็นการลงทุนกับตัวเองเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในระยะยาว

5. อย่าลืมให้ความสำคัญกับการจัดระบบชีวิตตัวเอง

การบริหารเวลาไม่ได้จำกัดอยู่แค่เรื่องงาน แต่ควรครอบคลุมทุกด้านของชีวิต ซึ่งในปัจจุบันก็สามารถใช้เครื่องมือหรือแอปพลิเคชันต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นปฏิทินหรือแอปวางแผน เพื่อจัดการกิจกรรมต่าง ๆ ในชีวิต ทั้งงาน ครอบครัว งานอดิเรก และการพักผ่อนได้อย่างสะดวกสบาย ทำให้คุณสามารถมองภาพรวมของชีวิตและจัดสรรเวลาให้สมดุลได้อย่างเหมาะสม

6. หาวิธีตัดงานที่ไม่จำเป็นลง

บ่อยครั้งที่เราเสียเวลาไปกับงานที่ไม่จำเป็นหรือไม่สร้างมูลค่า ดังนั้นให้คุณลองทบทวนงานทั้งหมดที่ต้องทำในแต่ละวัน และปรับเปลี่ยนวิธีจัดการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดภาระที่ไม่จำเป็นลง เช่น จากที่เคยประชุมอัปเดตงานทุกเช้า ก็เปลี่ยนเป็นการประชุมอาทิตย์ละ 1-2 ครั้งในวันจันทร์และวันศุกร์แทน กำหนด Agenda และระยะเวลาในการประชุมให้ชัดเจน หรือการตั้ง Auto-Reply ให้อีเมลที่ไม่เร่งด่วน เป็นต้น 

7. วางแผนล่วงหน้าด้วยการทำ To-do List

ใช้เวลาช่วงเย็นหรือก่อนนอนเพื่อวางแผนสำหรับวันถัดไป จัดรายการสิ่งที่ต้องทำ (To-do list) และจัดลำดับความสำคัญ เพราะการวางแผนล่วงหน้าจะช่วยให้คุณเริ่มต้นวันใหม่ด้วยความชัดเจนและมุ่งมั่น ไม่เสียเวลากับการตัดสินใจว่าจะทำอะไรก่อน-หลัง

8. เพิ่มความยืดหยุ่นให้ตัวเอง ด้วยการเผื่อเวลา

แม้จะวางแผนอย่างดี แต่มักมีสิ่งไม่คาดคิดเกิดขึ้นเสมอ ดังนั้น ควรเผื่อเวลาสำหรับเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น เช่น การประชุมที่เลยเวลา หรือปัญหาฉุกเฉินที่ต้องแก้ไข เป็นต้น ซึ่งการเผื่อเวลาจะช่วยลดความเครียดและทำให้คุณยืดหยุ่นกับสถานการณ์ต่าง ๆ ได้ดีขึ้น

และทั้งหมดนี้ก็คือ 8 เทคนิคการบริหารเวลาที่เรารวบรวมมาแนะนำ ซึ่งนับว่าเป็นทักษะสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความเครียด และสร้างสมดุลในชีวิตได้เป็นอย่างดี ดังนั้น การฝึกฝนและนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้อย่างสม่ำเสมอ จะช่วยพัฒนาทักษะการบริหารเวลาของคุณ ส่งผลให้ประสบความสำเร็จทั้งหน้าที่การงานและชีวิตส่วนตัว 

ซึ่ง BASE Playhouse เข้าใจเป็นอย่างดีว่าการเปลี่ยนแปลงต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น จะดีกว่าไหม? ถ้าเราเปลี่ยนเทคนิคการบริหารเวลาทั้ง 8 ข้อให้เป็นกิจกรรมและเกมสถานการณ์จำลองที่สนุกสนาน โดยหลักสูตร "Ultra Productivity: The Art of Time Management" เป็นหลักสูตรที่จะพาผู้เรียนทุกคนไปเรียนรู้วิธีจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพ ผ่านกิจกรรมมากมายที่ออกแบบมาเพื่อพัฒนาทักษะโดยเฉพาะ ทำให้ผู้เรียนทุกคนสามารถพัฒนาทักษะด้านการจัดการเวลาได้โดยอย่างไม่กดดัน

อ้างอิงข้อมูล:

• แนวคิด SMART กับ 5 หลักการสำคัญในการตั้งเป้าหมายที่ดีของทุกธุรกิจ Ad Addict
• The Eisenhower Matrix: How to prioritize your to-do list Asana

‍