7 องค์ประกอบสำคัญของการประชุมทีมที่ดี

การประชุมทีมที่ดีไม่ใช่แค่การรวมตัวกันของสมาชิกในองค์กร แต่ต้องเป็นพื้นที่ที่ช่วยให้การทำงานมีความก้าวหน้า เกิดการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ และสร้างแรงจูงใจให้กับทีม ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้าน HR (Human Resources) หรือ Learning & Development (L&D) คุณมีบทบาทสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมการประชุมที่มีคุณภาพ

แต่การประชุมที่ไม่มีโครงสร้างชัดเจน หรือการประชุมที่มากเกินไปอาจกลายเป็นปัญหาได้ รู้หรือไม่ว่า 67% ของพนักงานรู้สึกว่าการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพเป็นสาเหตุหลักของการเสียเวลาในที่ทำงาน (McKinsey, 2023)

ดังนั้น บทความนี้จะนำเสนอ 7 องค์ประกอบสำคัญของการประชุมทีมที่ดี ที่จะช่วยให้ทุกการประชุมของคุณเกิดประโยชน์สูงสุด

1. การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

การประชุมทีมที่มีเป้าหมายชัดเจน คืออะไร?

หลายครั้งที่การประชุมล้มเหลวเพราะ ไม่มีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจน ผู้เข้าร่วมบางคนอาจไม่รู้ว่าทำไมพวกเขาต้องเข้าประชุม หรือการสนทนาอาจเบี่ยงเบนไปจากหัวข้อหลัก

หลักสำคัญของการกำหนดวัตถุประสงค์การประชุม

• ตั้งเป้าหมายให้เฉพาะเจาะจงและวัดผลได้ เช่น "หารือแผนการตลาดไตรมาสหน้าและตัดสินใจเกี่ยวกับงบประมาณ"
• แจ้งเป้าหมายให้ผู้เข้าร่วมทราบล่วงหน้าเพื่อให้เตรียมตัวได้ดีขึ้น
• โฟกัสไปที่ผลลัพธ์ที่ต้องการ ไม่ใช่แค่การพูดคุยทั่วไป

กลยุทธ์ที่ใช้ได้จริง:

• สร้างวาระการประชุม (Meeting Agenda) ที่มีหัวข้อชัดเจน
• ถามตัวเองว่า "ถ้าการประชุมนี้ประสบความสำเร็จ มันจะมีลักษณะอย่างไร?"

2. การเลือกผู้เข้าร่วมที่เหมาะสม

ใครควรอยู่ในห้องประชุม?

การเชิญคนจำนวนมากเกินไปอาจทำให้การประชุมไม่มีประสิทธิภาพ ขณะที่เชิญคนน้อยเกินไปก็อาจทำให้การตัดสินใจมีช่องโหว่

หลักการคัดเลือกผู้เข้าร่วมประชุม

• ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงกับหัวข้อประชุม
• ผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจในเรื่องที่หารือ
• ผู้ที่มีข้อมูลเชิงลึกที่สามารถช่วยให้การตัดสินใจแม่นยำขึ้น

เทคนิคการเลือกผู้เข้าร่วม

• ใช้หลักการ RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) เพื่อตัดสินใจว่าใครต้องเข้าร่วม
• เชิญเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องอยู่ตลอดการประชุม และให้ผู้อื่นเข้าร่วมเฉพาะช่วงที่เกี่ยวข้อง

3. การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการเวลาที่ดีในการประชุมองค์กร มีอะไรบ้าง?

โดยเฉลี่ย พนักงานเสียเวลาประชุม 31 ชั่วโมงต่อเดือนไปกับการประชุมที่ไม่มีประโยชน์ (Harvard Business Review, 2022) การประชุมที่ยาวเกินไปจะลดประสิทธิภาพและทำให้คนหมดพลัง

เทคนิคการบริหารเวลาประชุม

• กำหนดเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ชัดเจน
• กำหนดระยะเวลาสำหรับแต่ละหัวข้อ และใช้ Timeboxing
• หลีกเลี่ยง "ประชุมเพื่อประชุม" โดยถามตัวเองว่า "จำเป็นต้องประชุมจริงหรือสามารถส่งอีเมลได้?"

เครื่องมือช่วยบริหารเวลา

• ใช้ Google Calendar หรือ Trello เพื่อติดตามเวลา
• ใช้ Stand-up Meeting (ประชุมแบบยืน) เพื่อให้ประชุมสั้นและตรงประเด็น

4. การสร้างบรรยากาศที่เอื้อต่อการมีส่วนร่วม

ทำไม Psychological Safety ถึงสำคัญในการประชุม?

Google’s Project Aristotle พบว่าทีมที่ประสบความสำเร็จสูงสุดล้วนมี "psychological safety" หรือสภาพแวดล้อมที่ทุกคนรู้สึกปลอดภัยในการแสดงความคิดเห็น

วิธีสร้างบรรยากาศที่ดีในการประชุม

• กระตุ้นให้ทุกคนมีส่วนร่วม โดยใช้ Round-robin ให้ทุกคนพูด
• ตั้ง "กฎพื้นฐาน" เช่น "ไม่มีไอเดียไหนผิด"
• จัด Ice-breaker สั้นๆ เพื่อช่วยให้คนผ่อนคลาย

ตัวอย่าง Ice-breaker ง่ายๆ
"ถ้าคุณสามารถเลือกทำงานที่ไหนก็ได้ในโลกนี้ คุณจะเลือกที่ไหน?"

5. การใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือที่เหมาะสม

เครื่องมือสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุม โดยเฉพาะในยุค Hybrid Work

เครื่องมือที่ควรใช้

• Zoom / Microsoft Teams / Google Meet - สำหรับประชุมออนไลน์
• Miro / MURAL - สำหรับการทำ brainstorming
• Notion / Trello - สำหรับติดตามงานหลังประชุม

เคล็ดลับการใช้เทคโนโลยีให้เวิร์ค

• ทดสอบระบบก่อนเริ่มประชุม
• มีแผนสำรอง เช่น หาก Zoom ล่ม ให้มี Google Meet เป็นตัวเลือก

6. การพัฒนาทักษะการคิดเชิงวิพากษ์ในทีม

วิธีเสริม Critical Thinking ในการประชุม

การประชุมที่ดีต้องไม่ใช่แค่การแจ้งข้อมูล แต่ต้องเป็นพื้นที่ให้ทีมสามารถ คิด วิเคราะห์ และตัดสินใจได้อย่างมีเหตุผล

เทคนิคการเสริม Critical Thinking

• ใช้ SWOT Analysis หรือ Six Thinking Hats
• กระตุ้นให้ทีมตั้งคำถาม เช่น "อะไรคือข้อสันนิษฐานที่เรากำลังใช้?"
• ใช้ 5 Whys เพื่อค้นหาสาเหตุของปัญหา

7. การติดตามผลและประเมินประสิทธิภาพ

การวัดความสำเร็จของการประชุม

วิธีติดตามผลประชุมให้ได้ผลจริง

• สรุปมติประชุมอย่างชัดเจน และส่งรายงานให้ทุกคน
• กำหนดผู้รับผิดชอบและ Timeline สำหรับแต่ละ Task
• ติดตามผลลัพธ์ในการประชุมครั้งถัดไป

เครื่องมือช่วยติดตามผล

• Asana / Monday.com - ใช้สำหรับติดตาม Action Items
• Google Docs - ใช้แชร์มติประชุม

สรุป: เปลี่ยนประชุมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

• กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน
• เลือกผู้เข้าร่วมให้เหมาะสม
• บริหารเวลาให้ดี
• สร้างบรรยากาศที่ดี
• ใช้เครื่องมือเทคโนโลยีช่วย
• ส่งเสริม Critical Thinking
• ติดตามผลหลังประชุม

ลองนำ 7 องค์ประกอบนี้ไปปรับใช้ แล้วคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในทีมของคุณอย่างแน่นอน

หลักสูตรแนะนำ

Art of Meeting Room Presentation

พูดอย่างไรให้ปัง ชนะใจผู้ฟังทุกเวที 

ทุกการประชุมนั้นมีความสำคัญเป็นอย่างมากและมีความหลากหลายแตกต่างกันไปตามบริบท ถึงแม้ลักษณะการประชุมจะแตกต่างแต่ทุกการประชุมล้วนอาศัยการสื่อสารและการนำเสนอข้อมูลจำนวนมาก เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจที่สำคัญต่อทิศทางอนาคตหรือไปจนถึงผลประโยชน์ขององค์กร

คอร์สนี้เหมาะกับ

'Art of Meeting Room Presentation' เหมาะสำหรับบุคลากรในทุกระดับขององค์กร

สิ่งที่ผู้เรียนจะได้รับ

• Data Storytelling - มีความสามารถในการเลือกใช้ Chart ให้เหมาะสมกับข้อมูลจำนวนมาก และสามารถนำเสนอได้อย่างน่าสนใจ
• Rhetorical & Presentation Design - มีความสามารถในการนำหลักการจูงใจมาใช้ในการนำเสนอได้อย่างเหมาะสม และสามารถออกแบบสื่อประกอบการนำเสนอที่สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• Identifying Audience and Decision Maker - สามารถระบุลักษณะและวิเคราะห์ความต้องการของผู้รับสารหรือผู้ตัดสินใจในที่ประชุมได้

‍

รายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติม > อ่านที่นี่

ติดต่อปรึกษา BASE Playhouse ฟรี! โทร 094-191-4626 หรือกรอกข้อมูลเพื่อติดต่อกลับ ที่นี่

‍