การประชุมทีมจะไม่น่าเบื่ออีกต่อไป! 4 เคล็ดลับที่ทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การทำงานร่วมกันภายในองค์กรย่อมมาพร้อมกับ “การประชุมทีม” กิจกรรมแสนน่าเบื่อที่ไม่ว่าใครก็ไม่สามารถหลีกหนีได้พ้น ซึ่งเหล่าพนักงานออฟฟิศจะต้องพบเจอตั้งแต่ประชุมทีมเล็ก ๆ ไปจนถึงประชุมองค์กรใหญ่ ๆ จนทำให้หลาย ๆ คนเกิดข้อสงสัยว่า “การประชุมทีมบ่อย ๆ ช่วยสร้างประสิทธิภาพในการทำงานหรือทำให้เสียเวลากันแน่?”

แต่วันนี้ BASE Playhouse จะพามาดูเคล็ดลับดี ๆ ที่จะทำให้การประชุมองค์กรของคุณไม่น่าเบื่ออีกต่อไป แถมยังช่วยสร้างการทำงานแบบ Productive ได้ผลลัพธ์ที่ดี มีประสิทธิภาพ 100% อย่างแน่นอน เตรียมลบภาพจำการประชุมองค์กรแบบเดิม ๆ ไปได้เลย!

“ประชุมทีม” กิจกรรมสร้างความสำเร็จหรือแค่เสียเวลา

การประชุมทีม (Meeting) หมายถึง กระบวนการปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น และวางแผนการดำเนินงาน ระหว่างสมาชิกภายในทีมหรือสมาชิกภายในองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์หลัก คือ เปิดโอกาสให้สมาชิกภายในทีมทุกคนได้สื่อสารกันอย่างตรงไปตรงมาและเข้าใจกระบวนการในการทำงานร่วมกันอย่างชัดเจน รวมถึงติดตามความคืบหน้าของภาระหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย การหาทางออกของปัญหาที่พบเจอระหว่างการทำงาน และวิเคราะห์ความเสี่ยงของผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

การประชุมองค์กรมีตั้งแต่การประชุมเล็ก ๆ 15 นาที ไปจนถึงการประชุมใหญ่ 2 - 4 ชั่วโมงหรือจนกว่าจะสามารถสรุปผลลัพธ์ของการประชุมได้สำเร็จ ซึ่งกินเวลาของการทำงานในชีวิตประจำวันไปค่อนข้างมากหากต้องประชุมบ่อยครั้ง ในการประชุมองค์กรหนึ่งครั้งประกอบไปด้วยปัจจัยหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นวัตถุประสงค์ของการประชุม วาระการประชุม สถานที่และเวลาในการประชุม เอกสารการประชุม รวมไปถึงสมาชิกในการประชุม หากขาดปัจจัยใดปัจจัยหนึ่งไป ก็จะทำให้การประชุมองค์กรเสียเวลาและทรัพยากรไปโดยเปล่าประโยชน์ สร้างความรู้สึกเบื่อหน่ายให้กับพนักงานภายในองค์กร

ในขณะเดียวกัน หากเราสามารถสร้าง “การประชุมทีมที่มีประสิทธิภาพ” ได้ ก็จะเป็นส่วนสำคัญในการเสริมสร้างคุณภาพของผลงาน สร้างบรรยากาศในการทำงานให้มีความ Productive รวมถึงสร้างวัฒนธรรมการสื่อสารอย่างตรงไปตรงมาภายในองค์กร ช่วยลดความขัดแย้งในแลกเปลี่ยนความคิดเห็น เพิ่มการตัดสินใจที่แม่นยำ ส่งผลให้องค์กรสามารถเติบโตได้อย่างยั่งยืนและมั่นคง

‍

3 รูปแบบการประชุมทีมที่หัวหน้าต้องลอง!

รูปแบบการประชุม มีอะไรบ้าง? แล้วแบบไหนเวิร์ก? ในบทความนี้ BASE Playhouse ขอนำเสนอ 3 รูปแบบการประชุมที่คนเป็นหัวหน้าต้องลอง รับรองได้ว่า นอกจากจะเวิร์กแล้ว ยังช่วยประหยัดเวลาไม่ให้เสียเปล่าด้วย

1. การประชุมทีมแบบ One-on-One

รูปแบบแรก การประชุมแบบ One-on-One เป็นการประชุมระหว่างหัวหน้ากับสมาชิกในทีมคนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า “การประชุมแบบตัวต่อตัว” เพื่อเปิดโอกาสให้สมาชิกภายในทีมคนนั้น “กล้าพูด” ความคิดและความรู้สึกของตนเองอย่างสะดวกใจ เพิ่มความเชื่อมั่นและความไว้วางใจของสมาชิกในทีมที่มีต่อผู้นำ สร้างพื้นที่ปลอดภัยในการทำงาน และลดความบาดหมางภายในจิตใจ

การประชุมแบบ One-on-One เป็นรูปแบบที่นำมาใช้ได้กับทุกสถานการณ์ของการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการติดตามความคืบหน้าของการทำงาน การ Feedback ผลงาน หรือการพูดคุยเพื่อสอบถามสารทุกข์สุกดิบ โดยควรนัดเวลาการประชุมแบบ One-on-One อย่างสม่ำเสมอทุกสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์ เพื่อให้ประสิทธิภาพของการสื่อสารเป็นไปอย่างต่อเนื่อง

2. การประชุมทีมแบบ Stand-up Meeting

การประชุมแบบ Stand-up Meeting เป็นการประชุมทีมที่สั้น กระชับ เน้นความรวดเร็ว ใช้ระยะเวลาไม่เกิน 10-15 นาที แต่มักจัดการประชุมเป็นประจำทุกวันเพื่อ Update สถานะงาน โดยสมาชิกภายในทีมที่เข้าร่วมการประชุมจะ “ยืน” ตลอดการประชุมและรายงานความคืบหน้างานที่ตนเองรับผิดชอบเพียงสั้น ๆ ให้ทุกคนได้รับทราบโดยทั่วกันว่าแต่ละคนกำลังทำอะไรอยู่ หากพบปัญหาหรืออุปสรรค จะได้ปรึกษาหารือและช่วยกันหาทางแก้ไข

ข้อดีของการประชุมแบบ Stand-up Meeting คือ ใช้เวลาน้อย ไม่ยืดเยื้อ ไม่รบกวนเวลาทำงานในชีวิตประจำวันมากจนเกินไป แต่สมาชิกทุกคนภายในทีมได้มีส่วนร่วมในการประชุมอย่างแท้จริง หากมีปัญหาหรือพบความผิดปกติก็สามารถร่วมมือกันหาทางแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

3. การประชุมทีมแบบ Brainstorming

รูปแบบสุดท้าย คือ การประชุมแบบ Brainstorming หรือการประชุมแบบระดมความคิด เป็นการประชุมทีมที่เน้นการะดมสมองเพื่อสร้างสรรค์ไอเดียใหม่ ๆ เป็นการประชุมที่กระตุ้นให้สมาชิกภายในทีม “คิดนอกกรอบ” และแสดงความคิดเห็นในแบบที่เป็นตัวของตัวเองโดยไม่ต้องกังวลถึงความถูกต้อง จะทำให้เกิดการมองเห็นไอเดียใหม่ ๆ หรือมุมมองที่หลากหลายแบบที่อาจจะไม่เคยคิดมาก่อน

ข้อดีของการประชุมแบบ Brainstorming คือ เปิดโอกาสให้สมาชิกภายในทีมทุกคนได้แสดงความคิดเห็นโดยไม่มีข้อจำกัดทางความคิด ส่งเสริมการพัฒนาศักยภาพในการคิดนอกกรอบ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่ต้องสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ เช่น การคิดคอนเทนต์ การวางแผนการตลาด การคิดแคมเปญ เป็นต้น นอกจากนี้ ยังส่งเสริมให้สมาชิกภายในทีมเปิดใจยอมรับความหลากหลายทางความคิดอีกด้วย

‍

ประชุมทีมออนไลน์อย่างไรให้ได้ผลลัพธ์ 100%

หากคุณคิดว่าการประชุมทีมแบบปกติน่าเบื่อแล้ว การประชุมทีมในยุคสมัยของการ Remote Working ก็น่าเบื่อไม่ต่างกัน เพราะนอกจากจะต้องนั่งหน้าคอมพิวเตอร์แล้ว ยังขาด Interact กับสมาชิกภายในทีมที่เป็นมนุษย์จริง ๆ อีกด้วย ทำให้บางครั้งการประชุมทีมออนไลน์ไม่ได้ประสิทธิภาพเท่าที่ควรและเปลืองเวลาไปอย่างน่าเสียดาย เพราะหัวใจสำคัญของการประชุมองค์กร คือ การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดให้เกิดความคุ้มค่ามากที่สุด ซึ่งทรัพยากรในความหมายของการทำงานร่วมกันเป็นทีม หมายถึง ทรัพยากรด้านมนุษย์ ทรัพยากรด้านข้อมูล รวมถึงทรัพยากรด้านเวลา

แต่ปัญหาเหล่านั้นจะหมดไป เพราะ BASE Playhouse มี 4 เคล็ดลับการประชุมทีมที่จะทำให้ทุกการประชุมของคุณมีประสิทธิภาพและคุ้มค่ากับเวลาที่เสียไปอย่างแน่นอน สามารถนำไปใช้ได้ทั้งการประชุมทีมแบบออนไลน์และออนไซต์เลยนะ! ถ้าใครสงสัยว่าเคล็ดลับการประชุม มีอะไรบ้าง ตามไปดูกันเลย

1. กำหนดหัวข้อการประชุม

เคล็ดลับการประชุมองค์กรข้อแรก คือ กำหนดหัวข้อ (Topic) และวาระการประชุม (Agenda) อย่างชัดเจน เพื่อกำหนดขอบเขตของเนื้อหาของการประชุมให้ครอบคลุมและชัดเจนมากที่สุด เพื่อเลือกเรื่อง “สำคัญ” มาเป็นจุดประสงค์ของการประชุมเพียงเท่านั้น เพราะเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ บางเรื่องก็สามารถส่งอีเมลแทนได้โดยไม่ต้องนัดประชุมให้เสียเวลา เช่น Update วันส่งงาน หรือ Feedback ให้แก้ไขงานเล็ก ๆ น้อย ๆ

การประชุมในแต่ละครั้ง ควรเขียนหัวข้อหลักและหัวข้อรองในการประชุมตามลำดับความสำคัญ จากนั้นส่งให้สมาชิกภายในทีมทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมในครั้งนั้น เพื่อให้รับทราบอย่างตรงกัน หากใครออกนอกประเด็นในการประชุมมากเกินไปหรือใช้ระยะเวลาในประเด็นไหนนานเกินไป จะได้ช่วยกันดึงกลับเข้าประเด็นสำคัญหรือหาข้อสรุปที่ชัดเจน เพียงเท่านี้ก็จะสามารถบริหารเวลาในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

2. เตรียมข้อมูลให้พร้อม

เคล็ดลับการประชุมทีมข้อที่สอง คือ เตรียมข้อมูลให้พร้อม ซึ่ง “ข้อมูล” สำหรับการประชุม หมายถึง การออกแบบสไลด์นำเสนอ (Slide Design) เพื่อสื่อสารข้อมูลจำนวนมากให้ออกมาเข้าใจง่าย มีความน่าสนใจ จนทำให้สมาชิกภายในทีมที่เข้าร่วมการประชุมสามารถฟังจนจบได้โดยไม่เกิดความเบื่อหน่ายจนพลาดเนื้อหาสาระสำคัญ

ผู้นำเสนอควรทำการบ้านเกี่ยวกับหัวข้อที่เป็นวาระการประชุมในครั้งนั้น โดยการรวบรวมข้อมูล ประมวลผล วิเคราะห์ และสรุปผลต่าง ๆ ออกมาให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายมากที่สุด จะช่วยให้การประชุมองค์กรใช้เวลาไม่นาน แต่รับรู้ข้อมูลตรงประเด็นและตอบโจทย์ในการนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้งาน

‍

3. หาข้อสรุปให้ชัดเจน

เคล็ดลับการประชุมองค์กรข้อที่สาม คือ หาข้อสรุปให้ชัดเจน โดยการประชุมทุกครั้งควรมี “คนฟันธง” ทำหน้าที่ในการตัดสินใจเมื่อไม่สามารถหาข้อสรุปได้หรือเมื่อการสนทนาเริ่มหลุดออกนอกประเด็นโดยไม่มีสาระสำคัญ คนฟันธงต้องสรุปใจความสำคัญของการประชุมและตัดสินใจได้อย่างเด็ดขาด เพราะหากเราประชุมกันไปเรื่อย ๆ โดยไม่สามารถหาข้อสรุปได้ ก็จะเป็นการประชุมที่สูญเปล่าและเสียเวลาไปโดยใช่เหตุ

4. จดบันทึกการประชุม

เคล็ดลับการประชุมทีมข้อสุดท้าย คือ จดบันทึกการประชุม อย่างละเอียดทุกครั้ง โดยคนจดบันทึกการประชุมอาจจะเป็นเลขานุการหรือสมาชิกภายในทีมที่ได้รับมอบหมาย เพื่อให้สมาชิกภายในทีมคนอื่นสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในการประชุมได้อย่างเต็มที่

การจดบันทึกการประชุม จะเป็นหลักฐานยืนยันว่าในการประชุมครั้งนั้นได้พูดคุยเรื่องอะไรไปบ้าง ประเด็นสำคัญคืออะไร ข้อสรุปคืออะไร ใครรับผิดชอบหน้าที่ในการทำงานส่วนไหนบ้าง นอกจากนี้ ยังง่ายต่อการติดตามความคืบหน้าหรือผลลัพธ์ของการทำงานอีกด้วย

การประชุมทีมอย่างมีประสิทธิภาพมีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างมาก เพราะเป็นหนึ่งในกิจกรรมที่สามารถกำหนดทิศทางการดำเนินงานขององค์กรให้เติบโตได้อย่างก้าวกระโดดและสร้างผลประโยชน์ให้กับองค์กรได้อย่างมหาศาล ด้วยเหตุผลนี้ ทักษะการสื่อสารและทักษะการนำเสนอข้อมูล จึงเป็นกุญแจสำคัญที่จะทำให้การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในการประชุมผ่านพ้นไปอย่างราบรื่นและได้ผลลัพธ์ที่ดี

หลักสูตรแนะนำ

Art of Meeting Room Presentation

พูดอย่างไรให้ปัง ชนะใจผู้ฟังทุกเวที 

ทุกการประชุมนั้นมีความสำคัญเป็นอย่างมากและมีความหลากหลายแตกต่างกันไปตามบริบท ถึงแม้ลักษณะการประชุมจะแตกต่างแต่ทุกการประชุมล้วนอาศัยการสื่อสารและการนำเสนอข้อมูลจำนวนมาก เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจที่สำคัญต่อทิศทางอนาคตหรือไปจนถึงผลประโยชน์ขององค์กร

คอร์สนี้เหมาะกับ

'Art of Meeting Room Presentation' เหมาะสำหรับบุคลากรในทุกระดับขององค์กร

สิ่งที่ผู้เรียนจะได้รับ

• Data Storytelling - มีความสามารถในการเลือกใช้ Chart ให้เหมาะสมกับข้อมูลจำนวนมาก และสามารถนำเสนอได้อย่างน่าสนใจ
• Rhetorical & Presentation Design - มีความสามารถในการนำหลักการจูงใจมาใช้ในการนำเสนอได้อย่างเหมาะสม และสามารถออกแบบสื่อประกอบการนำเสนอที่สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• Identifying Audience and Decision Maker - สามารถระบุลักษณะและวิเคราะห์ความต้องการของผู้รับสารหรือผู้ตัดสินใจในที่ประชุมได้

‍

รายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติม > อ่านที่นี่

ติดต่อปรึกษา BASE Playhouse ฟรี! โทร 094-191-4626 หรือกรอกข้อมูลเพื่อติดต่อกลับ ที่นี่

‍

อ้างอิงจาก

ประชุมทีมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด, jobsdb

15 วิธีที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ, Techsauce

‍