DO & DON’T พรีเซนต์งานอย่างไรให้โดนใจผู้ฟัง

การพรีเซนต์งานต่อหน้าสาธารณชน เป็นฝันร้ายของใครหลาย ๆ คนที่มีสกิลการพูดติดลบ เพราะนอกจากความประหม่าจากสายตานับสิบคู่ของผู้ฟังที่กำลังจับจ้องมาตรงหน้าแล้ว ยังมีความรู้สึกวิตกกังวลว่าจะพูดผิดพูดถูก พูดติด ๆ ขัด ๆ หรือตื่นเต้นจนพูดข้อมูลสำคัญตกหล่นหายไป ยิ่งเข้าสู่บทบาทหน้าที่ของการทำงานยิ่งค้นพบว่า ทักษะการพูดพรีเซนต์งานเป็นสิ่งสำคัญมาก! เพราะไม่ว่าจะนำเสนองานให้หัวหน้า แลกเปลี่ยนไอเดียกับเพื่อนร่วมงาน หรือขายงานให้ลูกค้าประทับใจจนอยากปิดดีล ทักษะการพูดพรีเซนต์งานล้วนเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ผลการสำรวจของ Northeastern University เผยว่า 70% ของผู้ตอบแบบสอบถามในการสำรวจมีความคิดว่า ความสำเร็จในการทำงานและความก้าวหน้าทางอาชีพขึ้นอยู่กับความสามารถในการสื่อสารผลลัพธ์ของการทำงานออกมาให้คนอื่น ๆ เข้าใจและนำข้อมูลไปใช้งานต่อได้ เพราะต่อให้คุณมีกระบวนการทำงานที่เป็นระบบ มีข้อมูลที่ความละเอียดสูง หรือมีการวิเคราะห์ข้อมูลที่ยอดเยี่ยม แต่ไม่สามารถพรีเซนต์งานของตัวเองออกมาให้คนอื่นเข้าใจได้ ข้อมูลเหล่านั้นก็ไม่เป็นประโยชน์มากเท่าที่ควร

ทักษะการพูดพรีเซนต์งาน (Presentation Skills) จึงเป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญที่จะช่วยสร้างความน่าสนใจให้กับผลงาน เสริมบุคลิกภาพให้ดูโดดเด่น สร้างความเชื่อมั่นให้แก่ผู้ฟัง และยกระดับความเป็นมืออาชีพในตัวเอง 

DO & DON’T พรีเซนต์งานอย่างไรให้ได้ 10 10 10!

ทุกคนเคยสงสัยกันไหมว่า ทำไมบางครั้งเวลาฟังพรีเซนต์งานเราถึงรู้สึกง่วงทั้ง ๆ ที่หัวข้อเป็นเรื่องน่าสนใจ หรือบางครั้งหัวข้อเป็นเรื่องธรรมดา ๆ แต่เมื่อฟังพรีเซนต์งานแล้วกลับน่าสนใจและรู้สึกตื่นเต้นในการฟังมาก ๆ นั่นเป็นเพราะว่า วิธีพรีเซนต์งาน มีผลเป็นอย่างมากต่อความรู้สึกของผู้ฟัง

แล้วเราจะพรีเซนต์งานอย่างไรให้ถูกใจผู้ฟัง? วันนี้ BASE Playhouse มี 3 เทคนิค “ควรทำ” และ 3 เทคนิค “ห้ามทำ” มาตอบคำถามนี้ให้กับทุกคน ถ้าพร้อมแล้ว เตรียมปากกาไว้จดกันได้เลย!

DO✅

1. เปิดตัวดีมีชัยไปกว่าครึ่ง

เวลาเพียง 7 วินาทีแรกหลังจากพบหน้ากัน เป็น First Impression สำคัญที่จะตัดสินว่าการพรีเซนต์งานในครั้งนี้จะประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว ดังนั้น การสร้างภาพจำที่ดี จะช่วยสร้างความประทับใจและดึงดูดความสนใจจากผู้ฟังได้เป็นอย่างดี

การสร้างภาพจำที่ดีอาจจะเริ่มจากการเปิดตัวให้โดดเด่น โดยการกล่าวประโยคที่เข้าใจง่าย รีเลท (Relate) กับผู้ฟังที่เป็นกลุ่มเป้าหมาย การยกประโยคคำพูดของเหล่าคนมีชื่อเสียงที่ผู้ฟังส่วนใหญ่รู้จัก หรือการตั้งคำถามให้ผู้ฟังคิดตาม เพื่อสร้างอารมณ์ร่วมไปกับหัวข้อในการพูดพรีเซนต์งาน เช่น ในงาน TED Talks ที่ “บิล เกตส์” ต้องบรรยายเรื่องโรคมาลาเรียที่กำลังระบาดหนักในแอฟริกา เขาสร้าง Wow Moment โดยบอกผู้ฟังว่า เขาได้นำยุงที่มีเชื้อมาลาเรียมาให้ทุกคนเห็นแบบตัวเป็น ๆ ซึ่งยุงเหล่านั้นถูกบรรจุอยู่ในขวดโหล หลังจากเขาพูดเกริ่นนำจบ เขาก็ปล่อยยุงเหล่านั้นออกมาบินว่อนในห้องบรรยาย สร้างความตกตะลึงให้แก่ผู้ฟังทุกคนที่อยู่ในห้องบรรยายนั้น

นอกเหนือจากการเปิดตัวที่โดดเด่น การพูดพรีเซนต์งานที่ดี ควรมีกำหนดการของการพรีเซนต์งาน (Agenda) เพื่อให้ผู้ฟังรับรู้ตรงกันว่า การพรีเซนต์งานครั้งนี้กำลังจะพูดถึงหัวข้ออะไรบ้าง สำคัญอย่างไร และจะได้ประโยชน์อะไรจากการฟัง รวมถึงเป็นการเตือนสติผู้พูดให้รู้ว่าตนเองต้องพูดอะไร จบตรงไหน สามารถเสริมข้อมูลอะไรได้บ้าง เพื่อให้การพูดพรีเซนต์งานสำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพ

2. ใช้ภาพประกอบให้เข้าใจง่าย

วิธีพรีเซนต์งานที่ดี ไม่ใช่การพรีเซนต์งานที่มีสไลด์เยอะหรือใช้ระยะเวลานาน แต่เป็นการพรีเซนต์งานที่สามารถดึงดูดความสนใจจากผู้ฟังได้มากที่สุด เพราะสมาธิและความสามารถในการจดจ่อของมนุษย์มีระยะเวลาไม่เกิน 30 นาทีเพียงเท่านั้น หากสไลด์มีจำนวนหน้าเยอะ ตัวอักษรแน่น ใช้ระยะเวลาในการพูดนาน จะทำให้ผู้ฟังเกิดความเบื่อหน่ายและอาจจะลืมประเด็นสำคัญที่เราต้องการสื่อสาร ในขณะเดียวกัน หากเราทำสไลด์น้อย ๆ เลือกใช้ภาพหรือกราฟประกอบการพรีเซนต์งาน นอกจากจะช่วยลดระยะเวลาในการพูดแล้ว ยังช่วยให้เราสามารถสื่อสารกับผู้ฟังได้อย่างเป็นกันเองและทั่วถึงมากขึ้น เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่จะเสริมสร้างเสน่ห์ให้กับการพูดพรีเซนต์งาน

John Medina นักวิทยาศาสตร์ด้านสมองและการเรียนรู้ (Neuroscientist) ชาวอเมริกา เผยผลการทดสอบว่า การสื่อสารด้วยรูปภาพเพิ่มความสามารถในการจดจำเนื้อหาให้กับผู้ฟังมากกว่าการสื่อสารด้วยตัวอักษรถึง 65% ดังนั้น การใช้ Visual Aids ประกอบให้เข้าใจง่าย ไม่ว่าจะเป็นสไลด์ ภาพประกอบ หรือกราฟต่าง ๆ จะช่วยส่งเสริมให้ผู้ฟังนึกภาพตามได้ง่ายขึ้นและเข้าใจสิ่งที่ผู้พูดต้องการสื่อสารอย่างชัดเจน

3. ภาษากายช่วยส่งเสริมบุคลิกภาพ

การใช้ภาษากายที่เป็นธรรมชาติ เป็นหนึ่งในวิธีพรีเซนต์งานที่ถูกต้อง เนื่องจากภาษากายเป็นสิ่งแรกที่ผู้ฟังสามารถมองเห็นได้จากผู้พูด ซึ่งการแสดงภาษากายออกมาด้วยความมั่นใจจะช่วยเสริมสร้างบุคลิกภาพที่ดีและเสริมสร้างความเป็นมืออาชีพให้แก่ผู้พูดเป็นอย่างมาก

อย่างแรก คือ ท่าทาง การยืนด้วยท่าทางที่มั่นคงช่วยลดความวิตกกังวลได้ โดยการยืนตรง อกผายไหล่ผึ่ง เชิดคางขึ้นอย่างเป็นธรรมชาติ แสดงออกถึงความตั้งใจและความมั่นใจในการพรีเซนต์งาน รวมไปถึงการวางมือระหว่างการพูดพรีเซนต์งาน จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้แก่ผู้พูดได้ เช่น การใช้มือนับเลข การผายมือตามจังหวะการพูด เป็นต้น

ต่อมา คือ สีหน้าและการสบตา การเลือกแสดงสีหน้าให้สอดคล้องกับหัวข้อในการพรีเซนต์งาน ควบคู่ไปกับการใช้ Eye Contact เพื่อส่งพลังความเชื่อมั่นให้กับผู้ฟังอย่างเป็นธรรมชาติ จะช่วยให้เสริมสร้างเสน่ห์ให้กับตนเอง โดยกวาดสายตามองไปรอบ ๆ ห้อง สลับกับการมองผู้ฟังให้ครบทุกคน คนละประมาณ 3 - 5 วินาที เพื่อสร้างปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟัง

อย่างสุดท้าย คือ การใช้น้ำเสียง การเพิ่มลูกเล่นในน้ำเสียง ไม่ว่าจะเป็นการใช้เสียงสูง การใช้เสียงต่ำ การเพิ่มเสียงดัง หรือการลดเสียงเบา นอกจากจะเพิ่มความน่าสนใจในการพูดพรีเซนต์งานแล้ว ยังทำให้ผู้ฟังรับรู้ว่า ส่วนไหนคือส่วนที่สำคัญของเรื่อง เช่น การเน้นเสียงหนักแน่นเมื่อพูดถึง Keyword ที่ต้องการเน้นความหมาย เป็นต้น

DON’T❎

1. ไม่เตรียมตัว

การไม่เตรียมตัว จะทำให้เกิดความผิดพลาดเมื่ออยู่ในสถานการณ์จริงอย่างแน่นอน ดังนั้น “Practice makes Perfect” จึงเป็นคำจำกัดความที่ดีเมื่อเราตั้งใจจะทำอะไรสักอย่างให้สำเร็จ เพราะการฝึกซ้อมพูดก่อนพรีเซนต์งาน จะช่วยลดความตื่นเต้น ความเครียด ความวิตกกังวล ช่วยให้เราสามารถพูดได้อย่างเป็นธรรมชาติ โดยไม่ต้องพึ่งพาสคริปต์ตลอดเวลา การฝึกฝนซ้ำ ๆ จะทำให้สมองสร้าง Muscle Memory ซึ่งเป็นส่วนช่วยให้เราสามารถพูดได้อย่างคล่องปาก พูดจาฉะฉาน บุคลิกภาพดี และรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งกับร่างกาย

นอกจากนี้ การเตรียมตัวในการตอบคำถาม (Q&A) โดยคิดคำถามที่ผู้ฟังอาจจะถามและฝึกถามตอบกับตนเองหรือคนรอบ ๆ ตัว ก่อนพรีเซนต์งาน จะช่วยลดความตื่นเต้น ลดความตกใจ และตอบคำถามได้อย่างเป็นมืออาชีพเมื่อผู้ฟังยกมือถามในสถานการณ์จริง หรือเรียกว่า “ไม่ตายไมค์”

2. ไม่มีปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟัง

วิธีพรีเซนต์งานที่ไม่ควรทำข้อต่อมา คือ การไม่มีปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟัง หรือเอาแต่อ่านเนื้อหาตามสไลด์ เพราะจะทำให้ผู้ฟังเกิดความรู้สึกห่างเหิน เบื่อหน่าย และไม่สนใจในสิ่งที่ผู้พูดต้องการนำเสนอ ซึ่งการสร้างปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟังสามารถทำได้ง่าย ๆ โดยการถามคำถามให้ผู้ฟังแสดงความคิดเห็น เพื่อให้เกิดการโต้ตอบ การสังเกตภาษากายของผู้ฟังก่อนเชิญชวนให้มีส่วนร่วม หรือการทำกิจกรรมเล็ก ๆ น้อย ๆ จะช่วยสร้างบรรยากาศในการพรีเซนต์งานให้มีความผ่อนคลายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. ใช้ภาษาที่ซับซ้อน

วิธีพูดพรีเซนต์งานที่ดี ควรหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ซับซ้อน ไม่ว่าจะเป็นศัพท์เทคนิค ศัพท์เฉพาะทาง หรือศัพท์ที่ยากต่อการเข้าใจ เพราะจะทำให้ผู้ฟังรู้สึกเหนื่อยในการทำความเข้าใจและไม่อยากฟัง “การเลือกใช้คำให้เหมาะสมกับกลุ่มผู้ฟัง” จึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก โดยผู้พูดต้องประเมินว่ากลุ่มผู้ฟังมีความเข้าใจพื้นฐานสำหรับหัวข้อในการพรีเซนต์งานมากน้อยเพียงใด เพื่อปรับระดับภาษาของการพูดพรีเซนต์งานให้เหมาะสม

หากกลุ่มผู้ฟังไม่มีพื้นฐานในเรื่องนั้น ๆ มาก่อน การอธิบายด้วยคำศัพท์ง่าย ๆ ย่อมเหมาะสมมากกว่าการใช้คำศัพท์วิชาการหรือคำศัพท์เฉพาะทาง แต่หากกลุ่มผู้ฟังเป็นผู้เชี่ยวชาญในเรื่องนั้น ๆ ก็สามารถใช้คำศัพท์เฉพาะทางได้ เพื่อให้ง่ายต่อการพรีเซนต์งาน

เทคนิคเหล่านี้จะช่วยให้การพรีเซนต์งานไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป ขอแค่เพียงใส่ใจในการเตรียมตัวฝึกซ้อมก่อนการพูดพรีเซนต์งานในสถานการณ์จริง ก็จะเสริมสร้างความมั่นใจ พรีเซนต์งานอย่างราบรื่นไม่มีสะดุด เพิ่มความโดดเด่น และยกระดับความเป็นมืออาชีพในตัวคุณ

หลักสูตรที่แนะนำ

Driving Change with Impactful Presentation Design

ในปัจจุบันที่ข้อมูลในการทำงานมีมากมายมหาศาล ทำให้โจทย์ในการนำเสนอข้อมูลให้จบภายในไม่กี่สไลด์เป็นสิ่งที่สำคัญมากในปัจจุบัน ในคอร์สนี้จะมุ่งเน้นไปที่การเสริมสร้างทักษะและความรู้ที่จำเป็นสำหรับการพัฒนาการนำเสนอและการออกแบบให้น่าสนใจ

คอร์สนี้เหมาะกับ

‘Driving Change with Impactful Presentation Design' เหมาะสำหรับบุคลากรระดับพนักงานทั่วไป และหัวหน้างาน

สิ่งที่ผู้เรียนจะได้รับ

• ผู้เรียนจะได้เรียนรู้และฝึกฝนการออกแบบสไลด์นำเสนอ เริ่มตั้งแต่การกำหนดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ
• ผู้เรียนจะได้เรียนรู้ทักษะการจำลองผู้ฟัง (Audience Persona) เพื่อนำมาใช้จัดระเบียบเนื้อหาในการนำเสนอสไลด์ให้น่าสนใจ พร้อมทั้งการออกแบบ Visual ที่ช่วยให้สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• สามารถระบุลักษณะและวิเคราะห์ความต้องการของผู้รับสารหรือผู้ตัดสินใจในที่ประชุมได้

รายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติม > อ่านที่นี่

ติดต่อปรึกษา BASE Playhouse ฟรี! โทร 094-191-4626 หรือกรอกข้อมูลเพื่อติดต่อกลับ ที่นี่

‍

อ้างอิงจาก

พรีเซนต์งาน ให้ปัง ต้องทำอย่างไร, jobsdb by seek

5 เคล็ดลับพรีเซนต์งานแบบมั่นใจ สะกดใจผู้ฟังอย่างมืออาชีพ, True VWORLD

‍