ปลดล็อกทักษะการแก้ปัญหาอย่างมืออาชีพด้วย Problem Solving Process 6 ขั้นตอน

การแก้ปัญหาคืออะไร?

ทักษะการแก้ปัญหา หรือ Problem Solving Skills คือ ความสามารถในการคิด วิเคราะห์ ออกแบบกระบวนการแก้ปัญหาหรือจัดการอุปสรรคต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงาน สามารถตัดสินใจเผชิญหน้ากับสิ่งที่เกิดขึ้นได้อย่างมั่นใจ ไม่ว่าจะเป็นการแก้ปัญหาระยะยาวหรือการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า คนที่มีทักษะการแก้ปัญหาเป็นเลิศย่อมได้เปรียบในการทำงานและเป็นที่ต้องการขององค์กรในยุคปัจจุบัน

ทักษะการแก้ปัญหาจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นเมื่อนำมาใช้ร่วมกับกระบวนการคิดเชิงออกแบบ หรือ Design Thinking เพราะจะทำให้เราเข้าใจปัญหาหรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างแท้จริง รวมถึงสามารถคิดวิเคราะห์และออกแบบวิธีการแก้ปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์โดยไม่มีกรอบจำกัด เปิดโลกและมุมมองใหม่ ๆ ในการทำงาน ทำให้ได้ผลลัพธ์ในการแก้ปัญหาที่ดีที่สุด

‍

เผยเคล็ดลับการแก้ปัญหาระดับมืออาชีพเพียง 6 ขั้นตอน

1. ระบุปัญหา

ขั้นตอนแรกของการแก้ปัญหา คือ การระบุปัญหา ซึ่งนับว่าเป็นก้าวแรกของ Problem Solving Process โดยเริ่มจากการทำความเข้าใจปัญหาและสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ณ ขณะนั้น ควรพิจารณาปัจจัยต่าง ๆ อย่างละเอียดรอบคอบให้ได้มากที่สุด เช่น เงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับปัญหา ข้อจำกัดที่ส่งผลต่อการแก้ปัญหา ความเร่งด่วนที่ทำให้ต้องรีบหาทางแก้ไข เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะทำให้เราสามารถกำหนดสาเหตุและขอบเขตของปัญหาได้อย่างชัดเจน

วิธีการระบุปัญหาที่ถูกต้องต้องสามารถแยก “อาการ” ออกจาก “สาเหตุ” ของปัญหาได้ เช่น “ยอดขายตก” เป็นอาการของสถานการณ์ที่เกิดขึ้น แต่ “ลูกค้าเปลี่ยนพฤติกรรมการซื้อสินค้า” เป็นสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา หากเราสามารถระบุสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างถูกต้อง จะทำให้เราสามารถวางแผนการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าและการแก้ปัญหาระยะยาวได้อย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ การหาข้อมูล หลักฐาน หรือทฤษฎีต่าง ๆ ที่น่าเชื่อถือมาประกอบการพิจารณาและสนับสนุนเหตุผลที่คาดการณ์เอาไว้ ก็จะทำให้ขั้นตอนการระบุปัญหามีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น

2. วิเคราะห์ปัญหา

ขั้นตอนที่สองของการแก้ปัญหา คือ การวิเคราะห์ปัญหา หลาย ๆ ครั้งปัญหาที่เรามองเห็นหรือคิดว่าพิจารณาอย่างละเอียดรอบคอบแล้ว จริง ๆ เป็นเพียงผลลัพธ์จากต้นตอของปัญหาที่ยิ่งใหญ่กว่านั้น การวิเคราะห์ปัญหาจึงเป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญเป็นอย่างมาก เพราะจะทำให้เราสามารถจัดการสาเหตุของปัญหาได้อย่างตรงจุดและเป็นลำดับขั้นตอนที่เหมาะสม ป้องกันการแก้ปัญหาที่ปลายเหตุ

วิธีการวิเคราะห์ปัญหาที่คลาสสิคแต่ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดนั่นก็คือ 5W1H ได้แก่ WHO, WHAT, WHERE, WHEN, WHY และ HOW

2.1 WHO

WHO หรือใคร เป็นการตั้งคำถามว่า “ใครที่ได้รับผลกระทบจากปัญหาหรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ?”

2.2 WHAT

WHAT หรืออะไร เป็นการตั้งคำถามว่า “อะไรคือสิ่งที่คุณคิดว่าเป็นปัญหา ?”

2.3 WHERE

WHERE หรือที่ไหน เป็นการตั้งคำถามว่า “คุณเจอปัญหาหรือสถานการณ์เหล่านี้ที่ไหน ?”

2.4 WHEN

WHEN หรือเมื่อไหร่ เป็นการตั้งคำถามว่า “คุณเจอปัญหาหรือสถานการณ์เหล่านี้ครั้งแรกเมื่อไหร่และพบเจออีกตอนไหนบ้าง ?”

2.5 WHY

WHY หรือทำไม เป็นการตั้งคำถามว่า “ทำไมคุณถึงคิดว่าสิ่งที่เกิดขึ้นเป็นปัญหา ?”

2.6 HOW

HOW หรืออย่างไร เป็นการตั้งคำถามว่า “คุณคิดว่าต้องทำอย่างไรจึงจะสามารถแก้ปัญหาหรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้นได้ ?”

3. คิดค้นวิธีการแก้ปัญหา

ขั้นตอนที่สามของการแก้ปัญหา คือ การคิดค้นวิธีการแก้ปัญหา ซึ่งเป็นขั้นตอนที่มีความยากที่สุดของ Problem Solving Process เพราะไม่ว่าเราจะสามารถวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาได้ยอดเยี่ยมขนาดไหน แต่หากขาดวิธีการแก้ปัญหาที่ถูกต้อง ปัญหาเหล่านั้นก็จะเกิดซ้ำแล้วซ้ำเล่า สร้างความวุ่นวายและความยากลำบากไม่จบสิ้น

แต่ในหลาย ๆ ครั้ง ปัญหาหรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้นก็มีความซับซ้อน มองไปทางไหนก็มืดแปดด้าน ไม่เห็นทางออกของปัญหา แถมยังไม่สามารถใช้วิธีแก้ปัญหาแบบตรง ๆ ได้เสียด้วย ทำให้เราต้องอาศัยกระบวนการคิดเชิงออกแบบ หรือ Design Thinking มาจุดประกายความคิดสร้างสรรค์ โดยเน้นการคิดอย่างไม่มีกรอบจำกัด ยิ่งคิดไอเดียแปลกใหม่แหวกแนวได้ก็ยิ่งดี!

โดยการคิดค้นวิธีการแก้ปัญหาสามารถทำได้หลากหลายวิธี ดังนี้

3.1 Brainstorming

วิธีแรก คือ Brainstorming หรือการระดมสมอง เป็นวิธีการที่ดีมากสำหรับการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าหรือการแก้ปัญหาที่ต้องอาศัยความรวดเร็วแข่งกับเวลา เพราะเมื่อเราได้รับฟังความคิดเห็นของสมาชิกภายในทีมหลาย ๆ คนก็จะได้มุมมองหลากหลายมุมมอง รวมถึงช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ให้ทำงานได้ดีขึ้น

3.2 Mind Mapping

วิธีที่สอง คือ Mind Mapping เป็นการคิดค้นวิธีการแก้ปัญหาโดยตั้ง “ปัญหา” ไว้เป็นจุดโฟกัส จากนั้นค่อย ๆ แตกกิ่งก้านความคิดแยกย่อยออกไปเรื่อย ๆ จนได้แนวทางการแก้ปัญหาที่มากเพียงพอ

3.3 การตั้งคำถามกระตุ้นความคิด

วิธีสุดท้าย คือ การตั้งคำถามกระตุ้นความคิด เป็นอีกหนึ่งวิธีกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ที่ยอดเยี่ยม รวมถึงช่วยเปิดมุมมองใหม่ ๆ ที่เราอาจจะไม่เคยคิดถึงมาก่อนจากคำตอบที่เราตอบ ณ เวลานั้น เช่น ถ้าไม่มีข้อจำกัดเรื่องงบประมาณ เวลา หรือทรัพยากรอื่น ๆ เราอยากแก้ปัญหาเรื่องนี้อย่างไร ? หรือถ้าเราเป็นผู้ใช้งานจริง เราจะต้องการอะไรจากสิ่ง ๆ นี้ ?

‍

4. วางแผนแก้ไขปัญหา

ขั้นตอนที่สี่ของการแก้ปัญหา คือ การวางแผนแก้ไขปัญหา หลังจากผ่านขั้นตอนการคิดค้นวิธีการแก้ปัญหาแล้ว สมาชิกภายในทีมจะประชุมกันเพื่อเลือกวิธีการแก้ปัญหาที่คิดว่าดีที่สุดและมีความเป็นไปได้มากที่สุดมาหนึ่งวิธี จากนั้นจะเข้าสู่กระบวนการสร้าง Action Plan สำหรับการปฏิบัติงานจริง ต้องมีลำดับขั้นตอนที่ชัดเจนและสามารถติดตามผลได้จริง โดย Action Plan ที่ดีควรมีองค์ประกอบทั้งหมด 5 ส่วน ได้แก่ ชื่องาน ชื่อผู้รับผิดชอบ รายละเอียดของงานที่ต้องทำ ขั้นตอนการทำงาน และระยะเวลาการทำงานในแต่ละขั้นตอน

การวางแผนแก้ไขปัญหา จะทำให้สมาชิกทุกคนภายในทีมเข้าใจตรงกันว่าต้องทำอะไรเป็นลำดับต่อไป ลดความสับสนและความขัดแย้งในการปฏิบัติงาน และทำให้สามารถดำเนินการตามแผนงานได้อย่างราบรื่นไม่มีสะดุด

5. ติดตามและประเมินผล

ขั้นตอนที่ห้าของการแก้ปัญหา คือ การติดตามและประเมินผล หลังจากวางแผนการแก้ไขปัญหาจนเสร็จสิ้นแล้วเริ่มดำเนินการตามแผนงานแล้ว การติดตามและประเมินผลเป็นสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ เพราะจะทำให้เราสามารถตรวจสอบได้ว่าแผนการที่วางเอาไว้เป็นไปตามสิ่งที่คาดการณ์หรือไม่ หากเป็นไปตามสิ่งที่คาดการณ์ก็สามารถดำเนินการต่อไปตามปกติ แต่ถ้าหากพบปัญหาหรือข้อผิดพลาด ก็จะได้นำกลับมาปรับปรุงแก้ไขได้ทันท่วงที เป็นการรักษาทรัพยากรขององค์กร ทั้งแรงงาน ต้นทุน และเวลาไม่ให้สูญเสียไปโดยเปล่าประโยชน์จากการทำงานหลงทิศทาง

การติดตามและประเมินผลที่ดีควรมีเกณฑ์สำหรับการประเมินที่ได้มาตรฐาน ไม่ว่าจะเป็นการวัดผลเชิงปริมาณ เช่น ลดค่าใช้จ่ายได้ 5% ลดเวลาการผลิตลง 10% หรือจะเป็นการวัดผลเชิงคุณภาพ เช่น ความพึงพอใจของลูกค้าเพิ่มมากขึ้น 20% เป็นต้น

6. นำเสนอผลลัพธ์

ขั้นตอนสุดท้ายของการแก้ปัญหา คือ การนำเสนอผลลัพธ์ หลาย ๆ คนอาจจะกำลังสงสัยว่าขั้นตอนนี้มีความสำคัญอย่างไร? จำเป็นต้องมีด้วยหรือ? คำตอบก็คือจำเป็นมาก! เพราะการนำเสนอผลลัพธ์ของการแก้ปัญหาต่อบุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร หัวหน้า สมาชิกภายในองค์กร หรือสมาชิกภายในทีม ให้รับรู้และเข้าใจตรงกันจะช่วยสร้างความเข้าใจ ความเชื่อมั่น และความโปร่งใส โดยนำเสนอตั้งแต่สาเหตุและรายละเอียดของปัญหา วิธีการแก้ไข ผลลัพธ์หลังจากปฏิบัติงาน ไปจนถึงข้อเสนอแนะ เพื่อให้สมาชิกภายในทีมและทุก ๆ คนที่เกี่ยวข้องเรียนรู้ข้อผิดพลาดจากสิ่งที่เกิดขึ้นและป้องกันไม่ให้ปัญหาหรือสถานการณ์เหล่านี้เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีก ส่งผลให้การทำงานในอนาคตมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Problem Solving Process หรือกระบวนการแก้ปัญหา ทั้ง 6 ขั้นตอนที่ BASE Playhouse นำมาฝากทุกคนในวันนี้ ไม่เพียงแต่นำไปใช้ในการทำงานเท่านั้น แต่ยังสามารถนำไปบริหารจัดการปัญหาในชีวิตประจำวันได้อีกด้วย เพราะเป็นแนวทางการแก้ปัญหาที่ครอบคลุมและเป็นระบบ สามารถจัดการทุกปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการแก้ปัญหาที่ยุ่งยากซับซ้อนหรือการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า Problem Solving Process ก็สามารถจัดการได้อย่างอยู่หมัด

หลักสูตรแนะนำ

Design Thinking for Creating Innovation

ในยุคที่เทคโนโลยีและความเปลี่ยนแปลงเร็วขึ้นเรื่อย ๆ การนำทักษะการคิดเชิงออกแบบ (Design Thinking) มาประยุกต์ใช้ในการขับเคลื่อนธุรกิจ และใช้ในการแก้ไขปัญหาและการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นตลอดเวลา นอกจากนี้ยังช่วยเสริมสร้างให้องค์กรสามารถปรับตัวได้อย่างคล่องตัว ผ่านการคิด และออกแบบนวัตกรรมใหม่ ๆ

คอร์สนี้เหมาะกับ

'Design Thinking for Creating Innovation' เหมาะสำหรับบุคลากรในระดับผู้จัดการ และผู้บริหารที่ต้องการพัฒนาทักษะความคิดเชิงออกแบบอย่างสร้างสรรค์

สิ่งที่ผู้เรียนจะได้รับ

• ได้รับมุมมองที่หลากหลาย - เริ่มจากความเข้าใจกระบวนการคิด ทำให้เกิดขึ้นได้จริง ประยุกต์ใช้เป็น เเละนำไปใช้กับทีมทำงานได้ เข้าใจลักษณะของแต่ละขั้นตอนที่แตกต่างกัน ที่จะทำให้ผู้เรียนสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในบริบทขององค์กรหรือของการทำงานที่แตกต่างกันได้
• ได้รับทักษะขั้นสูงของกระบวนการคิดเชิงออกแบบ - เพื่อทำให้ผู้เรียนมีทางเลือกในการหยิบทักษะแต่ละตัวไปใช้ และทำให้ผู้เรียนสามารถออกแบบวิธีการแก้ปัญหาได้ เมื่อเจอเคสในการสร้างนวัตกรรมจริงในองค์กร ที่ละเอียดและซับซ้อน พร้อมทั้งสามารถนำทักษะขั้นสูงไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• มองภาพรวมที่ใหญ่กว่า - วิธีการการแก้ปัญหาที่ดี นอกจากจะต้องตอบโจทย์และแก้ปัญหาให้กับมนุษย์ได้ ยังต้องสามารถต่อยอดเพื่อทำให้มันสามารถสร้างได้จริง และสามารถยั่งยืน (Sustain) ในมุมของธุรกิจได้ เพื่อทำให้ไอเดียหรือกระบวนการคิดที่ได้จากกระบวนการนี้ สามารถต่อยอดไปเป็นนวัตกรรมจริงในองค์กร

รายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติม > อ่านที่นี่

ติดต่อปรึกษา BASE Playhouse ฟรี! โทร 094-191-4626 หรือกรอกข้อมูลเพื่อติดต่อกลับ ที่นี่

‍

อ้างอิงจาก

แก้ปัญหาในการทำงานอย่างมือโปรด้วย 7 ขั้นตอน Problem Solving, contentbooknotes

ทักษะการแก้ปัญหา 7 ขั้นตอน (Problem Solving) มีอะไรบ้าง ?, KTC

‍